No importa el tamaño de su negocio, una verdad permanece: el flujo de caja es el rey. Es el alma de su negocio. Sin embargo, aunque la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas conocen esta verdad, muchos siguen luchando con definiciones básicas de flujo de caja, fundamentos y estrategias de gestión que en realidad maximizan los beneficios.
En la incierta economía actual, caracterizada por las frecuentes fluctuaciones del mercado y el aumento constante de los tipos de interés, muchas pequeñas empresas con un conocimiento financiero limitado están luchando por mantenerse vivos, y mucho menos por prosperar.
Estos diez tips te ayudarán a mejorar la gestión del flujo de efectivo de tu restaurante, y a descartar cualquier problema costoso.
Conoce sus números primarios
Lo primero es lo primero, saber qué dinero entra y sale cada semana. Cada gerente de restaurante debería saber estos dos números. Haga una lista de todo el dinero que sale cada semana y cada mes, incluyendo:
- El alquiler, los préstamos o los pagos de la hipoteca
- Ingredientes de alimentos y bebidas
- Los costos de la mano de obra
- Suministros
El siguiente paso es predecir las ventas de la semana y el mes que viene. Para ser exactos, use su POS de restaurante para mostrar los datos.
Confía en una previsión de flujo de caja
- Una previsión de flujo de caja se compone de dos partes:
- Proyecciones de ventas
- Próximos proyectos de ley
Usando el punto de venta de tu restaurante, predice tus ventas e ingresos para el año. Algunos meses son más lentos que otros, y tendrás más dinero en el banco en otros momentos. Usando una previsión de flujo de caja, puede decidir cuándo es el momento adecuado para hacer un gasto de capital o predecir cuándo reducir los gastos. Por ejemplo, podría descubrir que contratando personal de temporada durante el verano, puede reducir los costos con un personal asalariado más pequeño, más eficiente y durante todo el año.
(Vea nuestros consejos para crear y mantener un equipo enfocado al servicio al cliente aquí.)
Hacer presupuestos de temporada
Otra cualidad útil de la Previsión de Flujo de Caja es que puede crear presupuestos estacionales y empezar a ahorrar dinero para las temporadas más costosas. Los presupuestos anuales sólo pueden llevarte hasta cierto punto en lo que respecta a las grandes prácticas de gestión del efectivo, de modo que utiliza el pronóstico como guía para asignar fondos para el personal de temporada, las existencias y las necesidades de comercialización.
Evita confiar en el crédito
Si bien los nuevos restaurantes deberían utilizar su cuenta comercial para comprar materias primas, sería un error confiar demasiado en el crédito. No quieres un futuro de pagar deudas en lugar de disfrutar de las ganancias. Si utiliza su crédito para comprar, consulte las proyecciones de ventas para garantizar que los saldos puedan ser pagados. Una vez que seas rico en efectivo, habla con los proveedores para obtener un descuento por pagos inmediatos. Los vendedores también tienen sus propios problemas de manejo de efectivo y agradecerían el pago por adelantado.
Guardar para un día lluvioso
Prepárate para gastos inesperados, como una estufa rota. Empieza a reservar una reserva de efectivo ahora para esos incidentes sorpresa. También quieres prepararte para cualquier diferencia en el comportamiento de los clientes, como las fiestas nacionales o el mal tiempo. Rastrear las condiciones del mercado para prepararse para los períodos de sequía.
El ahorro empresarial es posible ya sea aumentando los ingresos o reduciendo los gastos. Si usted es un principiante en los negocios, es menos probable que ocurra un aumento repentino de los ingresos.
¿Qué se puede hacer para ahorrar en un negocio? Se relaciona con su habilidad para gastar los fondos del negocio sabiamente. La mayoría de los nuevos propietarios de negocios no son conscientes de las cosas importantes que conducen a los ahorros de los negocios. La siguiente discusión es una oportunidad que debería ayudarle a aprender cosas que no sabe sobre el ahorro empresarial:
Gestión de inventario
Una gestión de inventario fuerte y consistente puede resolver muchos de sus problemas de flujo de efectivo. Esta área es a menudo pasada por alto por los nuevos propietarios y gerentes de restaurantes porque es pedante y aburrida, por lo que no es de extrañar que la realización de inventarios esporádicos es una de las 15 razones más comunes por las que los restaurantes fracasan.
Todos los gerentes de restaurantes exitosos le dirán que el control de inventario de rutina ha sido una razón para su éxito. Muestra qué inventario no se está moviendo, qué se ha pedido en exceso, qué alimentos se están estropeando más rápido, y revela si hay algún robo.
Y si no lo haces ya, en Lavu te aconsejamos empezar a hacer inventario semanalmente.
Confíe en los múltiples proveedores
Prepárese para cualquier incidente, como una entrega fallida, teniendo una lista diversa de proveedores en los que confiar. También puedes asegurarte de que estás obteniendo el mejor precio por tus ingredientes comparando varios proveedores a la vez.
Invitar a la competencia para su negocio es lo mejor para su organización. Los vendedores se esforzarán por convencerte de que sólo ellos poseen tu solución de fuente única o que siempre obtendrás el plan de servicio platino de «mejores amigos» debido a una relación personal.
Al elegir los proveedores que cumplen los criterios especificados, habrá identificado proveedores que se superponen, de tal manera que si un proveedor comienza a fallar, experimenta dificultades financieras o (¡no hay nada que hacer!) deja el negocio, un segundo proveedor puede tomar el relevo mientras usted califica a uno nuevo.
Pedir los depósitos
Siempre pida depósitos cuando haga un catering o un gran evento. Deje este dinero a un lado hasta la fecha del evento, ya que se le pedirá que devuelva al menos una parte de él se cancela.
Además, estipula cuánto no será devuelto si necesitas prepararte para los días del evento en avance. Es importante que sus gastos de comida y mano de obra estén cubiertos a pesar de las cancelaciones. Pregunte entre el 10% y el 50%, dependiendo de cuánto planee invertir de antemano.
Siempre usar actualizado equipo de procesamiento para mejorar la eficiencia y la seguridad de las transacciones. Podría estar perdiendo cientos de clientes por miedo al fraude con tarjetas de crédito si no empieza a adoptar mejores equipos de procesamiento de pagos.
Si sus máquinas de procesamiento ya tienen un año de antigüedad, entonces definitivamente necesita ser actualizado, sepa que las nuevas tecnologías de seguridad están en continua evolución, y debe hacer un esfuerzo para mantenerse al día; de lo contrario, puede perder la confianza de sus clientes.
Considere los recortes de gastos generales
Las utilidades, la nómina y el inventario deben ser optimizados para un restaurante bien administrado. Aunque es menos frecuente que en otras áreas de las finanzas de los restaurantes, es bueno examinar si los gastos generales son demasiado altos. Tengan cuidado con el personal redundante en el horario y con el costoso equipo de cocina, entre otras cosas. Implementar uno de estos 20 trucos de ahorro para los restaurantes para reducir sus gastos generales.
Sigue la contabilidad a menudo
Como un inventario, no llevar la contabilidad al día es una de las razones por las que los restaurantes fracasan. Hay muchas, muchas tareas y detalles de los que usted es responsable, pero cada gerente o propietario debe encontrar tiempo para revisar la contabilidad.
Quieres comprobar que las facturas y los recibos se pagaron, que se registraron las cantidades correctas y que todos los números tienen sentido. Si no se hace tiempo para la contabilidad, se perderá el control financiero del negocio. Además, la temporada de impuestos se convertirá en un gran dolor de cabeza. Con libros actualizados y precisos, puedes generar valiosos informes de gastos y estar a cargo.
Las crisis de flujo de caja sólo empeoran si se ignoran. En su lugar, haga los cambios necesarios, inicie los procedimientos rutinarios de contabilidad e inventario, y prevea que sus cifras de ventas estén en control de la administración del efectivo de su restaurante.
El punto de venta de su restaurante es una herramienta útil para la gestión del dinero. Aprende cómo para aprovechar el poder de los datos del punto de venta de su restaurante para rendir mejor.