Sentar a los invitados, tomar y servir órdenes, y mantener a los invitados contentos durante la comida no es una tarea fácil. En viene la gestión de la mesa… una forma de cambiar las mesas de manera eficiente mediante el seguimiento de las mesas y la gestión de los clientes a lo largo de su experiencia en la cena. Ayuda al personal a evitar la confusión y allana el camino para una mayor satisfacción del cliente y un mayor margen de beneficios.

Los pequeños restaurantes pueden manejar eficazmente las mesas mediante un plano impreso gestionado por el anfitrión o el personal de servicio principal. Sin embargo, cuando aparecen las horas punta o un apuro extra de huéspedes, el personal puede verse abrumado con el número de mesas. Esto afecta tanto al personal de servicio como a la cocina, lo que inevitablemente conduce a huéspedes descontentos.

¿Está listo para ver de cerca las formas en que puede dirigir un restaurante más inteligente y manejar sus mesas de manera eficiente? ¡Empecemos!

La forma moderna de gestionar eficazmente las mesas es invirtiendo en una aplicación de gestión de mesas a través de los siguientes pasos:

Elección de una aplicación para la gestión de la mesa

Su sistema de puntos de venta debería jugar un papel importante en la gestión de las mesas de los restaurantes. Si no tienes un POS con la capacidad de integrar la gestión de la mesa…buscar un nuevo punto de venta que ofrezca la gestión de la mesa como una de sus muchas características. La elección de la mejor aplicación para su restaurante también puede proporcionarle maneras de manejar eficientemente la gestión del menú, los pagos de los clientes y la programación del personal. La aplicación de gestión de mesas adecuada automatizará sus procesos de asignación de asientos (especialmente para los momentos de mayor afluencia) y dará vuelta las mesas rápidamente mientras mantiene a sus clientes contentos.

Las características principales que se deben buscar en una aplicación de gestión de mesas incluyen:

• Reproducir la disposición real de la tabla en la aplicación.
• Mira cuánta gente está sentada en una mesa determinada.
• Ver las mesas abiertas.
• Mira el tamaño de cada mesa abierta para que puedas sentar a las partes apropiadamente.
• Lleve un registro de las cuentas de la sección de bar de su restaurante.
• Rastrea las órdenes abiertas.
• Rastrea el estado de pago de cada tabla.

Ayude a su personal a maximizar la eficiencia

Hay otras formas en que el proceso de gestión de la mesa puede ayudar tanto a usted como a su personal. Debería haber directrices escritas para atender con éxito las mesas, ya sea asegurándose de que los vasos de agua estén siempre llenos o asegurándose de que los camareros no apresuren a los clientes en su comida. Explicando claramente lo que espera de su personal y manteniendo una línea de comunicación abierta, estará dirigiendo su restaurante de forma efectiva y eficiente en muchos aspectos, como por ejemplo:

• Proporcionar retroalimentación de manera regular comunicándose abiertamente con su personal acerca de lo que están haciendo bien y donde hay áreas de mejora. Si fomenta un diálogo abierto, el personal será más receptivo a sus comentarios y se sentirá más cómodo dándoles los suyos. Recuerde incluir respuestas de los clientes como motivación para proporcionar un excelente servicio a los clientes en todo momento.
• Usando la función de gestión de mesas en su sistema de puntos de venta, rastree qué servidores están girando más mesas. Entonces puede usar esta información para ayudar a los servidores de bajo rendimiento a ayudar a los clientes más rápidamente. Esto puede significar la determinación de sus puntos fuertes y débiles en ciertas secciones y su reposición en el suelo en base a ello.
• Más allá de la simple observación de los datos que recibes a través de tu aplicación de gestión de tablas, es importante actuar sobre lo que aprendes de esos datos. Esto significa ser consciente de cuando los tiempos están ocupados y asegurarse de que usted y su personal hacen los alojamientos adecuados.
• Planifique para los períodos de tiempo más ocupados. A medida que los turnos se ocupen, asegúrate de que cada servidor tenga un área que cubra para que pueda atender eficientemente a cada cliente. No quieres que una mesa quede sin servicio durante largos períodos de tiempo, o que se sientan apurados durante la experiencia.
• Sea estratégico sobre dónde sus anfitriones sientan a la gente. No tengas a varias personas sentadas en el área de un servidor en un corto período de tiempo, mientras que las secciones de otros servidores están vacías. Asegúrese de que el personal de su anfitrión preste atención a cuánto tiempo han estado sentados los grupos en ciertas áreas, quién está cerca de salir y cuál sería el lugar óptimo para cada invitado que llega.
• Utiliza la función de diseño de tu aplicación de gestión de mesas para sentar a los clientes de forma más uniforme. Esto conducirá a un menor nivel de estrés entre su personal y a un mayor nivel de satisfacción de los clientes.

Aunque no se puede controlar el tiempo que un grupo de clientes permanece en su mesa, sí se puede controlar el tiempo que se tarda en limpiar la mesa entre una fiesta y otra. Pruebe estas estrategias para limitar el tiempo entre las partes:

• Haz una limpieza rápida. La limpieza debe ser tan rápida como sea posible. Asegúrate de que tus camareros presten atención a la hora de la salida de los clientes para que puedan refrescar la mesa rápidamente.
• Prepara las fiestas con antelación. Incluso puedes llamar a las partes al puesto de anfitrión cuando su mesa está cerca de estar lista para que se sienten rápidamente una vez que se llame su nombre. Esto evitará el tiempo extra en el que el anfitrión esté buscando o llamando al nombre de la fiesta a través de una entrada abarrotada.
• Un robusto sistema de puntos de venta puede ayudar a rastrear cuánto tiempo se dejan las mesas abiertas entre los asientos. A partir de ahí, puede establecer pautas para minimizar la cantidad de tiempo que el personal pasa en las mesas de refresco.
• Consigue que las mesas se volteen rápidamente incorporando estas estrategias y siguiendo el progreso en tu sistema de puntos de venta. Sus datos pueden ayudar a mantenerlo en el camino, pero realmente depende de su personal para llevar a cabo las tareas que se le encomienden.

Registrar la información sobre sus clientes

Lo bueno de tener un software de gestión de restaurantes con una función de gestión de mesas es que puedes mantener todos tus datos en un solo lugar y acceder fácilmente a ellos cuando sea necesario. Esto es especialmente importante cuando necesitas registrar información sobre tus clientes.

Tomar notas sobre las preferencias de los clientes es clave para proporcionarles una experiencia gastronómica positiva y facilitar sus futuras visitas a su personal. Puede lograrlo de las siguientes maneras:

• Acepte las reservas en línea. Las reservas en línea son imprescindibles hoy en día, y evitan errores o exceso de reservas y pueden recoger información y preferencias de los clientes a partir de estas reservas en línea. De esta manera, usted estará preparado cuando el cliente llegue y podrá acomodarse a sus preferencias de mesa, restricciones dietéticas, y más, lo que llevará a una experiencia más rápida y satisfactoria.
• Tome notas en su sistema de puntos de venta sobre las preferencias de los clientes. Si sus clientes no han hecho una reservación en línea, ¡todavía puede registrar sus preferencias! Ya sea que esto signifique dónde les gusta sentarse, lo que han pedido en el pasado o cuánto tiempo les lleva típicamente cenar, todas estas notas pueden ayudar a su personal a asistir a los clientes durante futuras visitas.
• Utilice los datos para influir en su estrategia de gestión de la mesa. Si sabes que ciertos clientes que regresan tienen la tendencia a sentarse en su mesa por un par de horas, por ejemplo, puedes usar esos datos para sentarlos en una sección con un servidor que pueda acomodar eso.

Saber cuándo se volteará una mesa y tener estos datos disponibles no sólo le ayudará a dar a esos clientes una gran experiencia, sino que también impactará positivamente en el funcionamiento diario de su restaurante. Puedes mantener la mesa girando estratégicamente sobre dónde sentar a determinadas partes y aprovechar los datos para que todo funcione sin problemas.

Pide la opinión de los clientes.

Si bien el intercambio de información con su personal es impactante, una de las formas más efectivas de asegurar que está manejando sus mesas de manera eficiente es pidiendo la opinión directa de sus clientes. La aplicación de gestión de mesas puede facilitar las cosas, pero es importante asegurarse de que influye en la experiencia de los clientes de forma positiva. Asegúrese de recopilar información de los clientes (como las direcciones de correo electrónico) en su base de datos de clientes para poder enviar proactivamente una encuesta u otra forma de comunicación para solicitar comentarios.

Minimizar el tiempo entre la visita al comedor y la encuesta. Se debe solicitar retroalimentación de manera oportuna para obtener comentarios precisos mientras el recuerdo del cliente de su experiencia está todavía fresco. Una vez que haya recibido la información, añádala a su base de datos de clientes para que su personal pueda utilizarla la próxima vez y adaptar mejor su servicio a las necesidades del cliente.

Actualizar su base de datos de clientes con sus preferencias y otras historias con su restaurante es esencial para aprender cómo puede mejorar su experiencia. También es una gran manera de ver dónde te estás destacando. Solicite la opinión directa de sus clientes y estará en una gran posición para mejorar su experiencia y agilizar el proceso de gestión de su mesa.

Una consideración sobre la gestión de la mesa no tecnológica

Parte de la buena gestión de un restaurante es maximizar el número de fiestas que se pueden acomodar cada día. También es importante personalizar las mesas en función de la ubicación del restaurante y el tipo de clientes que atienda. Por ejemplo, si se encuentra en una zona familiar o turística, dispondrá de una mayor cantidad de mesas más grandes para acomodar esas fiestas, mientras que un restaurante en una zona más aislada o exclusiva puede tener una mayor cantidad de mesas de dos pisos para parejas y grupos más pequeños.

Todos estos son factores importantes a considerar cuando se elige la aplicación de gestión de mesa más adecuada para su restaurante. Determine si su restaurante podría utilizar una actualización y qué características serían más beneficiosas de incorporar. Después de todo, una inversión por adelantado puede ahorrarle mucho tiempo, dinero y energía en el futuro.

Al tener una representación en tiempo real de sus clientes y de las mesas que los servidores están atendiendo, puede agilizar sus operaciones diarias y mantener todo funcionando sin problemas. No sólo verá qué mesas están disponibles y a qué distancia están los clientes de la comida, sino que también verá cuánto tiempo han estado sentados.

Elegir la aplicación correcta de gestión de mesas de restaurante se reduce a unas pocas cosas: las capacidades e integraciones de su sistema de puntos de venta…la disposición actual de la mesa y las necesidades del restaurante. A partir de ahí, puede empezar a racionalizar el proceso de gestión de la mesa con un sistema automatizado que funciona para usted, su personal y sus clientes. Hay estrategias que puedes aprovechar para un restaurante más inteligente. ¡Determine de qué se podría beneficiar su restaurante y pruebe estos métodos por usted mismo!