Preparar buenas comidas y servir a los clientes es siempre una parte emocionante de la gestión de un restaurante. Sin embargo, cuando se trata de números, la mayoría de los dueños de restaurantes no saben lo que se espera de ellos. Abrir un restaurante puede haber sido su sueño, pero mantener todo intacto es crucial para dirigir un negocio exitoso. Tienes que asegurarte de que los números se acumulen y que tus ingresos cubran todos los costos incurridos. Entonces, ¿dónde entra la contabilidad?

La contabilidad del restaurante se asegura de tener los registros financieros adecuados y determina la salud financiera del restaurante. Uno de los aspectos más importantes de la gestión de un negocio de restaurante, la contabilidad mantiene el control de sus costos, construye estrategias para obtener más beneficios y mantiene las obligaciones fiscales. Sin embargo, la mayoría de los restauradores carecen de los conocimientos contables esenciales necesarios para dirigir un negocio con éxito. En este artículo, vamos a ver algunos de los más efectivos consejos de contabilidad de restaurantes:

 

• Comprender la terminología de la contabilidad de restaurantes

Entender la terminología y el lenguaje de la contabilidad es la clave para manejar un sistema efectivo de contabilidad en un restaurante. El Lenguaje contable puede parecer difícil para las personas que no están capacitadas en contabilidad o las que no tienen interés en los asuntos de contabilidad. Sin embargo, esto no significa que la contabilidad sea demasiado difícil de entender. Si tienes suficiente curiosidad y conoces el valor de la contabilidad de tu negocio, te dedicarás a aprender los conceptos básicos.

Tómese el tiempo necesario para entender términos como costos de mano de obra, costos de bienes vendidos (COGS), costos primarios, ingresos, balance, estado de resultados y más. Cuanto más aprendas sobre estos términos, más entenderás tus finanzas. También significa que usted será capaz de obtener el significado de los números de contabilidad o los informes financieros de su negocio.

• Contratar a un profesional especializado en contabilidad de restaurantes

El papel del contador en un restaurante no puede ser exagerado. Esta es la persona que prepara el estado financiero, interpreta los registros contables y se asegura de que el negocio cumpla con los impuestos. Para un proceso de contabilidad efectivo, necesita contratar al contable adecuado para su negocio de restaurante. Un buen contador le ayudará a manejar las finanzas y a producir estados financieros clave.

Dado que la contabilidad en la industria de los restaurantes es bastante diferente de otras industrias, busque a alguien que tenga experiencia o especialización en contabilidad de restaurantes. Alguien que entienda las características específicas de la contabilidad de un restaurante, como un plan de cuentas, COGS, costos primarios, ventas diarias, y más.

• Encuentra el sistema/software de contabilidad de restaurante adecuado

En esta era moderna, un buen sistema de contabilidad en los restaurantes es una necesidad para cualquier negocio. Incluso si se tiene un buen contador para las tareas de contabilidad del día a día, se necesita un sistema de contabilidad para automatizar algunos de los procesos y asegurar la exactitud. Atrás quedaron los días en que el seguimiento de las finanzas solía ser una tarea ardua y difícil. Con la aparición de esta nueva tecnología, ya no tienes que preocuparte por crear libros de contabilidad o columnas para tu restaurante.

Algunos de los sistemas de contabilidad de renombre incluyen Sage, Xero, NetSuite, Dynamics GP y QuickBooks. Por supuesto, tendrá que considerar factores como las necesidades de su negocio, su presupuesto y la seguridad de los datos al elegir el sistema adecuado. Asegúrate de que el sistema de contabilidad que elijas esté basado en la nube o en la web, lo cual es más relevante en el mundo actual.

Con una herramienta de automatización como
Surtido
puede integrar el sistema en sus aplicaciones de gestión de restaurantes. Esto le permite procesar, extraer y transferir datos entre el sistema de contabilidad y el sistema de puntos de venta de su restaurante.

• Instalar un buen sistema de puntos de venta para restaurantes

A
buen sistema de punto de venta (POS)
es fundamental para la contabilidad de los restaurantes. El sistema de puntos de venta de su restaurante debería integrar perfectamente las operaciones de la parte trasera de la casa (BOH) y la parte delantera (FOH). Esto asegura un mayor nivel de precisión en los procesos contables del restaurante. El sistema le ayudará a rastrear sus costos de mano de obra e inventario, métodos de pago y otra información importante.

Cuando busque un sistema de puntos de venta en un restaurante, elija el que le ayude a mantener sus cuentas. La contabilidad ordinaria no sólo implica conocer el número de gastos o ingresos generados durante un período de tiempo determinado. También implica revisar la salud financiera de su restaurante y usar esta información para tomar mejores decisiones para su negocio. Un buen sistema de puntos de venta debería darte un desglose detallado de tus números en tablas fáciles de entender. También debería permitirle realizar un análisis detallado de sus cuentas, en el que pueda comparar el rendimiento financiero de la empresa en distintos períodos.

• Lleve un registro de sus gastos

Los gastos son una parte normal del funcionamiento de cualquier restaurante. El truco está en mantener estos gastos bajo control y reducir su impacto general en el resultado final del negocio. Uno de los factores que determinan el monto de los gastos incurridos son los acuerdos de pago que tiene con sus proveedores. Sus facturas podrían llegar semanalmente, una vez cada dos semanas, o mensualmente. Para mantener un mejor control de sus gastos, empiece pagando sus cuentas semanalmente. Asegúrate de anotar la cantidad de dinero que sale cada semana. Esto te ayudará a notar cualquier cambio en las facturas, y tomar las medidas necesarias antes de que los gastos empiecen a consumir tus ganancias. Evite apilar sus cuentas, pero trate de pagarlas tan pronto como se venzan.

Los gastos de restaurante se dividen en dos categorías: costos fijos y costos primarios. Los costos fijos comprenden los gastos que no cambian con el nivel de ventas. Incluyen el costo de pagar una hipoteca o un alquiler, permisos, seguros, costos de equipo y ciertos gastos operacionales. Forman los gastos minoritarios de la gestión de un restaurante. Por otro lado, los costos primarios son la mayoría e incluyen todos los gastos que cambian con el volumen de ventas. Esto podría ser el costo de la compra de ingredientes de alimentos, bebidas, impuestos, personal y beneficios. Hay que vigilar de cerca el prime y mantenerlos al mínimo porque tienen un impacto directo en el beneficio del restaurante.

• Rastrear el inventario del restaurante

Rastrear el inventario puede significar la diferencia entre hacer o deshacer tu negocio. Los costos de mano de obra del restaurante, junto con la comida y la bebida, constituyen los mayores gastos. El costo de la comida por sí solo ya comprende el 30% de los gastos totales. Cuando se combina con los costos de mano de obra, la cifra salta al 60%. Cuando se tienen en cuenta los artículos no perecederos como vajilla, artículos de limpieza, toallas de papel y equipo de cocina, el costo total es de alrededor del 75% de sus gastos.

Nunca se puede pasar por alto la importancia de rastrear los gastos de su inventario. Si gasta demasiado en su inventario, podría significar que su margen de beneficio se está resintiendo. Necesitas asegurarte de que los gastos de tu inventario están por debajo del porcentaje ideal:

Porcentaje del costo de los alimentos = (Inventario inicial + Compras – Inventario final) / Ventas de alimentos

• Revise las ventas regularmente

Para que usted determine la rentabilidad de su negocio, necesita tener un ojo en sus ventas. La mayoría de las ventas de los restaurantes se realizan con tarjetas de crédito cuando el cliente paga por el servicio. Sin embargo, la mayoría de las terminales de tarjetas de crédito requieren que los dueños de restaurantes cierren el lote de ventas diariamente. Este paso es necesario porque permite a la compañía de la tarjeta de crédito procesar su dinero y transferirlo a su cuenta bancaria. Para mantener un registro exacto de sus ventas, debe conciliar este informe con las actividades del restaurante. En lugar de esperar hasta el final de la semana para hacer la conciliación, enfóquese más en la preparación de los informes de ventas diarios. Esto le dará una imagen más precisa de las ventas del día a día y le permitirá tomar mejores decisiones en relación con el inventario y los turnos de personal.

• Subcontrata tu nómina si es necesario

La subcontratación de la nómina puede ser una forma efectiva de racionalizar la contabilidad de los restaurantes. Mientras que usted podría hacer la nómina usted mismo, la subcontratación le ahorra el costo y la responsabilidad involucrados. Uno de los mayores beneficios es que su negocio cumplirá con las siempre cambiantes leyes de nóminas e impuestos. Tendrá un profesional capacitado trabajando en la nómina de su restaurante para asegurar el cumplimiento de todos los requisitos estatales, locales, federales y de la fuerza de trabajo para los empleados.

El otro beneficio es que la subcontratación de la nómina ahorra el costo de tener que revisar la nómina de sus empleados semanalmente. El profesional se encargará de todo, y lo único que le interesará es el costo de la mano de obra para la contabilidad. También recibirá informes oportunos de su nómina para asegurarse de no incurrir en demasiados pagos a su personal.

• Paga los impuestos a tiempo

Las ventas de los restaurantes están sujetas a impuestos estatales y locales. También se requiere que se adhiera a los impuestos sobre la nómina, el desempleo estatal, los impuestos de Medicare y el Seguro Social para sus empleados. Aunque un contador le ayudará a asegurarse de que cumple con los requisitos fiscales necesarios, debe echar un vistazo a las leyes locales y estatales para saber qué se espera de su negocio.

Como propietario de un restaurante, tiene el deber de asegurarse de que su negocio no se salte ningún requisito reglamentario. Por lo general, los impuestos sobre las ventas deben aplicarse cuando un cliente compra y paga un servicio o producto. Entender cómo funciona el proceso fiscal le ahorrará las multas innecesarias que puedan surgir por falta de cumplimiento.

• Producir informes financieros regulares

El papel de los informes financieros es mostrar cómo va el restaurante financieramente. Puedes distinguir entre las áreas del negocio que están funcionando bien y las que necesitan mejoras. También se obtiene información sobre el rendimiento financiero del restaurante frente a la competencia. Cuanto más regular sea la producción de estos informes, más exacta será la imagen que se obtenga sobre el desempeño del negocio.

Su enfoque principal debe ser en números como ventas vs. gastos, COGS, costos primarios, costos de mano de obra y otros gastos que afectan directamente a las operaciones de su restaurante.

Intente generar el estado de ganancias y pérdidas en diferentes plazos, como semanal, mensual y anual, para ver hacia dónde se dirige su negocio financieramente. El P$L es efectivo para llevar la cuenta de los ingresos del restaurante, los costos de la mano de obra, los costos de la comida y los gastos de operación ya que mantiene toda la información contable de manera concisa. Además, aprende a darle sentido a los números y a analizarlos para tomar mejores decisiones financieras.

Otros informes financieros que debe producir y analizar regularmente son el estado de flujo de caja y el balance general.

Observaciones finales

Mucho se hace en la contabilidad de los restaurantes, y es probable que te pierdas algunas cosas si no eres lo suficientemente entusiasta. Utilizando los consejos de contabilidad del restaurante arriba mencionados, el trabajo será más fácil para usted. No tienes que ser un contador entrenado para mantener tus números bajo control. Todo lo que necesitas hacer es ganar interés en la contabilidad del restaurante y buscar la información correcta.