Elegir un sistema de contabilidad de un restaurante suena más fácil en el papel que el proceso real de saber qué considerar antes de hacer la elección. Hay que considerar si se necesita un software de contabilidad basado en la web, la integración del software de contabilidad en el sistema de puntos de venta, el costo de la compra del sistema y otros factores importantes. Para los primeros compradores, elegir un sistema de contabilidad puede ser una tarea ardua, especialmente si no sabes lo que estás buscando. Antes de hacer su elección, entienda que la contabilidad del restaurante es diferente de la contabilidad en otras industrias. Por lo tanto, su elección debe hacerse con mucho cuidado.
No se puede pasar por alto el papel de un sistema de contabilidad en un restaurante. Las empresas ya no hacen sus libros manualmente ni utilizan hojas de cálculo de Excel para sus fines de contabilidad. En su lugar, instalan un software de contabilidad que puede automatizar todo el proceso. Incluso las pequeñas empresas están pasando ahora de la contabilidad en papel-lápiz a una forma más digitalizada y optimizada. Pero, ¿cómo elegir el sistema de contabilidad adecuado para su negocio? En este artículo se explicarán algunos de los factores esenciales que deben tenerse en cuenta para ayudar a tomar la decisión correcta:
- Facilidad de uso
Uno de los principales factores que se deben tener en cuenta antes de adquirir un sistema de contabilidad es la facilidad de uso. El software de contabilidad fácil de usar viene con un tablero de mandos fácil de usar, donde puede revisar su plan de cuentas y determinar el estado financiero de su restaurante. Debería ver la cantidad de dinero que entró y salió de su negocio a través de diferentes períodos de tiempo. Deberías ver la cantidad de dinero que el negocio debe a los proveedores, los ingresos generados y todas las actividades financieras en un solo lugar
La facilidad de uso es un factor clave a la hora de elegir un sistema de contabilidad para un restaurante porque no todo el mundo conoce los conceptos de contabilidad. De hecho, muchos propietarios de restaurantes tienen un conocimiento limitado de lo que implica la contabilidad. Un software de contabilidad fácil de usar le servirá mejor y le dará una mejor oportunidad de entender lo que implica el proceso. Elegir un software complejo y avanzado sólo le hará la vida más difícil, ya que le será difícil tratar de interpretar los datos derivados del sistema. También puedes perder mucho tiempo y esfuerzo tratando de averiguar cómo funciona el sistema.
- Integración con el sistema POS de su restaurante
Al elegir un software de contabilidad para restaurantes, asegúrese de elegir el que se integre correctamente con su
restaurante Sistema POS
. El software debe integrarse perfectamente con su sistema de puntos de venta sin necesidad de comprar otro sistema o software de apoyo. El hecho de no elegir el software adecuado puede ser perjudicial para su negocio y perturbar el buen funcionamiento de sus operaciones. También significaría que podría tener que comprar herramientas de software adicionales si actualiza su sistema de puntos de venta o si añade más funcionalidades a su modelo de negocio.
El sistema de contabilidad que elija no sólo debe integrarse en el punto de venta de su restaurante. También debe ser totalmente compatible con el sistema POS y su forma de hacer negocios. Cualquier factor que lo haga incompatible significaría que sus operaciones ya no funcionarán sin problemas. Es probable que termines perdiendo mucho tiempo y esfuerzo tratando de reconciliar los datos de cada sistema. Para asegurarse de que elige el software correcto, eche un vistazo a los requisitos antes de hacer la compra y compárelos con los requisitos de su sistema de puntos de venta. Además, contacte con el vendedor y pregunte si su software de contabilidad es compatible con el sistema POS que está usando en su restaurante.
- Presencia de la aplicación basada en la web
El software basado en la nube es una característica importante en los sistemas de contabilidad actuales. Como propietario o gerente de un restaurante, preferirá elegir un sistema de contabilidad en línea que le permita hacer una copia de seguridad inmediata de sus datos contables. Un sistema de contabilidad basado en la web le proporciona un acceso fácil a sus datos contables e información financiera en cualquier momento y lugar. Esto le permite mantenerse en contacto con los datos financieros de su restaurante sobre la marcha y hacer comparaciones de datos siempre que sea necesario. También le permite colaborar con su contador y el personal del restaurante para acelerar los procesos de contabilidad y toma de decisiones.
- Accesibilidad y portabilidad del sistema
La accesibilidad y la portabilidad del sistema es un indicador clave de la idoneidad del sistema para su negocio. El software de contabilidad para restaurantes que se instala en un servidor de red puede ser adecuado para un negocio de restaurante de una sola ubicación. Si dirige un negocio de restaurantes con múltiples ubicaciones, puede que tenga que considerar cómo accederán todos los empleados al software de contabilidad. Tendrás que ir con un paquete de contabilidad que integra los datos contables de todas las ubicaciones y permite a todos tus empleados acceder a ellos fácilmente.
Al pensar en la accesibilidad y portabilidad del sistema de contabilidad, también se consideran las características del software de contabilidad necesarias para ejecutar el sistema. Algunas de las funciones clave del sistema pueden incluir la capacidad de crear facturas y estados de cuenta, almacenar información de proveedores y clientes, hacer un seguimiento de las transacciones diarias con números de cuenta, hacer un seguimiento del inventario con órdenes de compra y crear informes semanales/mensuales. Aunque todos estos pueden ser factores clave para un buen sistema de contabilidad, pregúntese si representan su modelo de negocio. Es probable que necesite un software diferente o características adicionales que le permitan cumplir todos los requisitos financieros y fiscales.
- Seguridad de datos
En la actual era de grandes datos, en la que los datos están fácilmente disponibles, la seguridad es una cuestión preocupante. Necesitas elegir un sistema de restaurante que mantenga tus datos a salvo de ser hackeados o perdidos. Invertir en un sistema de contabilidad basado en la web es una forma eficaz y más fácil de mantener sus datos seguros, en comparación con el almacenamiento en un sistema de escritorio. Un sistema de contabilidad basado en la web le permite guardar los datos financieros de su restaurante en los servidores externos, protegiéndolo de la piratería y de cualquier tipo de riesgo físico en su negocio. Asegúrese de que el sistema haga una copia de seguridad de sus datos tan a menudo como sea posible para evitar la pérdida innecesaria de datos. Aunque muchos dueños de restaurantes tienden a dudar en usar servidores externos, es en realidad la forma más efectiva de mantener los datos seguros. Sus datos se guardarán en las últimas tecnologías y estarán protegidos de cualquier amenaza inminente.
- El costo de la compra del software de contabilidad
El precio que hay que pagar para adquirir un software de contabilidad para restaurantes es crítico. Si es propietario de una pequeña empresa, buscará un software asequible que siga proporcionando todas las características esenciales. Los dueños de restaurantes más grandes pueden tener el músculo financiero para comprar sistemas más caros, pero es crucial que se atengan a su presupuesto. La cantidad que elija para gastar en el sistema de contabilidad del restaurante debería ser factible. Por mucho que sea una inversión de capital, hay que tener cuidado con la cantidad de dinero que se invierte. Mire el tamaño de su negocio, la cantidad de ingresos generados y cuánto puede gastar en esta inversión sin afectar el buen funcionamiento de su negocio.
El costo de un sistema de contabilidad de un restaurante no se detiene en el precio inicial de compra. También debe tener en cuenta el costo de las licencias, las herramientas de apoyo necesarias, las futuras actualizaciones y si pagará por las características de la suscripción. Compare esta información entre los paquetes de soporte técnico disponibles para asegurarse de que está obteniendo el mejor paquete para su restaurante.
- Servicios de atención al cliente
Ya sea que usted compre un sistema de contabilidad básico o avanzado, necesita trabajar con un proveedor con un sólido servicio de atención al cliente. El personal de su restaurante necesitará el apoyo del experto en sistemas para asegurarse de que entienden cómo utilizarlo. Esto también ayudará a completar el proceso de integración del sistema en las operaciones de su restaurante. Si no se proporciona el apoyo adecuado durante la fase de aplicación, la transición se retrasará y las operaciones diarias de su restaurante se verán afectadas.
La asistencia al cliente también debe incluir el mantenimiento del sistema a medida que su negocio crece. Debes preguntarte si el sistema de contabilidad del restaurante que has seleccionado es escalable y crecerá a medida que tu negocio crezca. La mayoría de los vendedores de software en el mercado ofrecen aplicaciones con descuento y actualizables. Esto le permite actualizar el sistema de contabilidad del restaurante a un paquete que cubre las nuevas características de su negocio crecido. Cuando se combina con la disponibilidad de apoyo técnico, puede estar seguro de que sus operaciones comerciales no se verán afectadas.
- Se necesita experiencia para usar el software
Antes de instalar cualquier sistema en las operaciones diarias de su restaurante, considere si tiene la experiencia adecuada para operarlo. Incluso si compra un poderoso y completo software de contabilidad para restaurantes, será inútil si sus empleados no pueden usarlo. Considere el nivel de educación de sus empleados y si necesita contratar a un gerente de restaurante para supervisar la aplicación y el uso del software. Mientras que algunos programas informáticos pueden requerir conocimientos de contabilidad de alto nivel para su configuración y uso, otros vendrán como «plug-and-play» listos para su uso inmediato. Si se necesitan conocimientos adicionales, piense en el costo de la capacitación de sus empleados. Evite sorpresas de último momento o incurrir en gastos que no había previsto.
- Compruebe las características de los complementos disponibles
Los sistemas de contabilidad que vienen con características adicionales proporcionan funcionalidades adicionales. Las características adicionales permiten hacer una mejor contabilidad y lograr resultados más precisos. Algunas de las atractivas características adicionales incluyen la posibilidad de acceder al software de forma remota, la integración en el sistema de puntos de venta de su restaurante, las capacidades de pago en línea, la capacidad de generar tendencias de comparación a partir de los informes, las capacidades fiscales y más.
La pregunta de qué características ofrece el sistema de contabilidad debe ser respondida completamente. No se centren sólo en la visión general del sistema, sino que entren en detalles para averiguar el papel de cada característica. Determine si las características se refieren a los procesos de contabilidad que utiliza en su restaurante y si cumplen con sus expectativas. Una buena forma de asegurarse de que está obteniendo un buen trato es comparar las características adicionales entre varios proveedores. Esto le dará una idea clara y la oportunidad de averiguar si el software disponible satisface las necesidades de su negocio.
- Apoyo a las transacciones en múltiples divisas
Con la creciente popularidad de las transacciones en múltiples divisas en los restaurantes, puede resultar útil un sistema de contabilidad que apoye esas transacciones. Si su restaurante sirve a clientes extranjeros que pagan en diferentes monedas, entonces este es el tipo de software adecuado para su negocio. Le ayudará a registrar y analizar las transacciones en su moneda base para asegurar que su negocio siga siendo rentable. No tienes que seguir convirtiendo las monedas antes de hacer cualquier tarea de contabilidad. Este paso se automatizará, haciendo el trabajo más fácil y preciso para usted.
¿Qué sistemas de contabilidad puede elegir para su restaurante?
Como se ha señalado anteriormente en este artículo, el mejor sistema de contabilidad para un restaurante es el basado en la web o en línea. Un sistema en línea, también conocido como sistema de contabilidad basado en la nube, garantiza tanto la seguridad como la fácil accesibilidad de sus datos financieros. Algunos de los programas más reputados que ofrecen tales características incluyen Intuit QuickBooks Online, Sage 50, Xero, Dynamics GP, Netsuite, y OneAccounting Software. También puedes usar un servicio como Fuente: para integrar cualquiera de los populares programas de contabilidad en sus aplicaciones de gestión de restaurantes. Al elegir el software, considere las necesidades de su empresa, la posibilidad de contratar a un profesional de la contabilidad y su balance final.
El alcance de su negocio es un importante factor de orientación para asegurarse de que compra el software de contabilidad adecuado. Para evitar cometer errores innecesarios, documente las tareas de contabilidad que desea que el sistema realice. Colabora con tu contador para asegurarte de que tienes todas las áreas escritas en el papel. Una vez que haya establecido los requisitos contables básicos para el software, haga una lista de otros elementos que desee que el software maneje. Esto puede incluir la administración del inventario, la nómina y la contabilidad de costos, dependiendo del tipo de negocio de restaurante que maneje. Además, considere el futuro de su negocio mientras toma tales decisiones. ¿Qué operaciones actuales es probable que cambien y cuáles es probable que se introduzcan? ¿Alguno de los cambios encaja bien con el software seleccionado y el software soporta el cambio esperado?
Al considerar un sistema de contabilidad para su restaurante, tendrá que elegir entre una amplia gama de opciones. Sin embargo, tomar la decisión correcta depende de si el software satisface las necesidades de su empresa. ¿Tiene las herramientas y características necesarias para satisfacer las necesidades de contabilidad de su restaurante? Esta debería ser su pregunta principal a lo largo del proceso de selección para asegurarse de que no sólo selecciona la mejor opción, sino también la más apropiada y relevante para su negocio.