En el mundo de la restauración competitiva, los propietarios tienen que entender tanto las actividades operativas como las administrativas de su negocio. Entre las actividades administrativas más importantes se encuentra la contabilidad del restauranteque implica la recolección, reporte y análisis de datos financieros. Para satisfacer las crecientes demandas de exactitud en la información financiera, el software de contabilidad de restaurantes es esencial en el funcionamiento de un restaurante de hoy en día.
Aunque la mayoría de la gente entiende la importancia de la tecnología para aumentar la eficiencia, no todo el mundo entiende cómo elegir la tecnología adecuada para su negocio. Esta última guía para elegir el software de contabilidad de restaurantes explicará:
- ¿Por qué necesitas un software de contabilidad para restaurantes
- El mejor tipo de software de contabilidad para restaurantes
- Un popular programa de contabilidad para restaurantes
- Cómo el software de contabilidad facilita su trabajo
- Consideraciones clave al elegir el software de contabilidad para restaurantes
- Comprar un software de contabilidad para restaurantes
Por qué necesitas un software de contabilidad para restaurantes
El software de contabilidad para restaurantes ayuda a los dueños de restaurantes y a sus contadores a mantenerse en la misma página. Cuando se integra en un sistema POS del restauranteEl software automatiza la recolección, organización y reporte de datos financieros. Esto significa que puede utilizar su software de contabilidad junto con el sistema de puntos de venta para vigilar de cerca su rendimiento financiero en cualquier momento. Usando una herramienta como Fuente:…puede integrar fácilmente el software de contabilidad con su actual sistema de gestión de restaurantes (POS). El instrumento permite compartir y transferir datos entre los dos sistemas para que los procesos de contabilidad sean precisos.
Un buen software eliminará el esfuerzo, el tiempo y la amplia gama de errores asociados al proceso de contabilidad manual. Rastrea y gestiona automáticamente los gastos, los ingresos, los pagos de facturas, las nóminas, la información fiscal y otros datos financieros.
El mejor tipo de software de contabilidad para restaurantes
El mejor tipo de software de contabilidad para restaurantes que puede elegir para su negocio es en línea o en la nube. La mayoría de los productos de las grandes marcas ofrecen módulos especializados con características especiales para la contabilidad de restaurantes. Este tipo de software le ayudará a racionalizar sus procesos contables y ayudará a su empresa de las siguientes maneras:
- Ahorro de tiempo y esfuerzo con la automatización: Ya que puede crear flujos de trabajo e informes automáticos, se ahorra mucho tiempo y esfuerzo en la contabilidad. No tienes que pasar mucho tiempo introduciendo datos manualmente en el sistema.
- Mejora la precisión de los datos: Toda la información financiera de su empresa se almacena en el mismo lugar en un proceso automatizado. De esta manera, el programa reduce el riesgo de errores contables costosos e inherentes relacionados con la introducción manual de datos.
- Fácil acceso a los datos financieros en todo momento: El software basado en la nube proporciona datos a los que se puede acceder en cualquier lugar y en cualquier momento a través de Internet. No tienes que quedarte encerrado en tu oficina para estudiar tus finanzas.
- Proporciona datos en tiempo real: Los datos proporcionados por el software son en tiempo real y representan el estado financiero de su restaurante en un momento dado.
- Mejora la colaboración: Dado que el software es accesible para cualquier persona en el restaurante a través de la web, puede colaborar con su contador y otros miembros del personal para el mantenimiento financiero adecuado.
Software de contabilidad popular para restaurantes
Puede elegir el software de contabilidad para su restaurante entre varios proveedores que ofrecen estos servicios. Algunos de los programas de contabilidad más populares entre los restaurantes incluyen:
- XERO
- QuickBooks para restaurantes
- SAGE
- Dinámica GP
- SHOGO
- Intacta
- NetSuite
Cómo el software de contabilidad facilita su trabajo
El papel del software de contabilidad es organizar y rastrear la información financiera de su empresa. Cuando se integra adecuadamente en su restaurante, el software le permite establecer sus objetivos financieros, determinar las áreas con mayores gastos y donde genera la mayor parte de sus ingresos. Pero, ¿cómo se elige el programa de contabilidad de restaurantes adecuado?
Consideraciones clave al elegir el software de contabilidad para restaurantes
Con tantos sistemas de contabilidad para elegir, suele ser un desafío tratar de elegir el que se ajusta perfectamente a las necesidades de su negocio. Decidir el software adecuado para sus necesidades de contabilidad es crucial para asegurar que su proceso de contabilidad sea preciso y represente el verdadero estado financiero de su empresa. Antes de elegir un software sobre los demás, considere los siguientes pasos cruciales:
- Realizar suficientes investigaciones
La mayoría de las personas detestan la investigación o pasan horas buscando información sin resultados tangibles al final. No importa lo horrible que parezca la investigación, es un paso crucial para encontrar el software de contabilidad adecuado. Responderá a la mayoría de sus preguntas candentes y le dará una idea del tipo de software disponible en el mercado.
Piense en las necesidades de su negocio, en las consideraciones de su restaurante, en el tipo de procesos de contabilidad que quiere que el software se adapte, y en lo que funcionará mejor para usted. Intenta pensar en el futuro, y en lo que la instalación de un software de contabilidad significará para tu restaurante. Una buena investigación también le permitirá explorar los precios de las opciones disponibles, y las características más importantes que debe tener el software de contabilidad.
Parte de su investigación debería ser sobre lo que los actuales usuarios de software de contabilidad están diciendo. Puedes usar sitios como Better Business Bureau, Complaints.com, TrustRadius, G2Crowd y ConsumerAffairs para saber lo que los clientes dicen sobre un software de contabilidad en particular. Cualquier sesgo de negatividad en las críticas de los clientes puede hacernos dudar de la utilidad del software. Las opiniones de los clientes pueden ser una herramienta poderosa para determinar la fiabilidad del proveedor, cualquier error o problema que pueda tener con el software y el tipo de servicio al cliente que se puede esperar. También puedes encontrar consejos y sugerencias sobre las mejores formas de instalar el software…
- Piense en el tamaño de su negocio
El tamaño de su empresa determina la cantidad de datos contables que deben procesarse en un momento dado. También determina las funciones de contabilidad que hay que tener en cuenta al elegir el software. Por ejemplo, el software de contabilidad con funcionalidad de nómina puede ser ideal para una gran empresa con varios empleados en lugar de una pequeña empresa. También querrá un software que no limite el número de clientes o transacciones que se pueden introducir en un momento dado.
Si usted dirige un pequeño restaurante, también debe pensar en la escalabilidad y en si el software seleccionado seguirá siendo efectivo en un negocio en crecimiento. Quiere un software que crezca con usted y que le proporcione un funcionamiento sin problemas, incluso con un aumento de las actividades. Mira las características adicionales y las opciones de suscripción para asegurarte de que el paquete que elijas sea escalable.
- Considere las características que su restaurante necesita
La funcionalidad es un factor decisivo a la hora de elegir un software de contabilidad para restaurantes. Además de pensar en el tamaño de su negocio, también necesita averiguar qué elementos de contabilidad quiere automatizar. En otras palabras, ¿a quién quiere que el software haga por usted? Algunas de las características que puede considerar antes de comprar incluyen:
- Nómina
- Facturación de proveedores
- Capacidades fiscales
- Recolección del banco
- Informes financieros
- Gestión de inventario
- Facturación
- Capacidades de impuesto sobre las ventas
- Funciones multidivisa
Mientras considera estos factores, piense en lo que su restaurante no puede prescindir. Usted querrá tener un software de contabilidad que cubra todos los aspectos necesarios de sus procesos de contabilidad.
- Su presupuesto de software de contabilidad
Su presupuesto para comprar un software de contabilidad para restaurantes será probablemente lo primero que considere, especialmente si es dueño de un pequeño negocio. Debe determinar la cantidad de dinero que está dispuesto y puede gastar para comprar el software y pagar una suscripción mensual. Si tienes un gran negocio de restaurantes, necesitarás un software con más funciones. Esto significa que tendrás que gastar más para conseguir todas las características que deseas. Su presupuesto debe guiarle para elegir qué características puede pasar por alto y cuánto está dispuesto a perder para adquirir el software de contabilidad adecuado.
- El método de contabilidad de su restaurante
Cuando elija el software de contabilidad para restaurantes, seleccione uno que coincida con el método de contabilidad que utiliza su negocio. Aunque la mayoría de los restaurantes utilizan un método de contabilidad en valores devengados, podría estar utilizando un método basado en el efectivo. Aquí es donde se hacen los registros contables cuando se paga un producto o servicio. Por otra parte, el método de contabilidad en valores devengados consiste en registrar la información contable cuando se producen las transacciones y no cuando se efectúa el pago. Por lo tanto, considere el método que su empresa está utilizando y elija un software que se ajuste al método.
- Su familiaridad con los conceptos de contabilidad
Conocimiento de los conceptos contables conceptos contables es una consideración clave cuando se busca un software de contabilidad para restaurantes. Incluso si eliges un software que te ahorre grandes cantidades de dinero, puede que no te sirva de nada si pierdes horas intentando dar sentido a los informes que proporciona el software.
Si tiene un buen conocimiento de la contabilidad, puede considerar la posibilidad de adquirir un programa informático avanzado. Asegúrese de elegir un software que utilice los términos contables que usted entiende y a los que está acostumbrado. Sin embargo, si eres un novato, empezar con un software básico con escalabilidad puede ser bueno. Sus principales preocupaciones pueden ser si la interfaz es sencilla, el lenguaje es comprensible incluso para un lego en la materia, y si tiene todas las herramientas y recursos necesarios para ayudarle a entender el lenguaje contable.
- Integración con el sistema POS de su restaurante
Además de asegurarse de que el software de contabilidad que elija esté basado en la nube, también asegúrese de que se integre perfectamente con su sistema de puntos de venta. El software debería funcionar perfectamente con su POS permitiendo una fácil transferencia de datos entre los dos sistemas. También mira los complementos proporcionados por el proveedor como la gestión de inventario, integraciones de pago y conexiones con las cuentas de atrás.
- Garantía de seguridad de datos
El software de contabilidad que elija para su negocio de restaurante debe proporcionar seguridad de datos. Como sus datos serán fácilmente accesibles en la nube, el software debería tener una forma de protegerlos de partes inescrupulosas. Características como el respaldo automático, la encriptación SSL (Secure Socket Layer) y las instalaciones seguras de almacenamiento de datos son fundamentales para garantizar la seguridad de los datos.
- Suministro de una aplicación móvil
El suministro de una aplicación móvil puede ser su factor decisivo si está buscando un software de contabilidad al que pueda acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar. Una aplicación móvil significa que puedes acceder al software basado en la nube cuando quieras revisar el estado financiero de tu restaurante. Consulta el Google Play Store y el iTunes para conocer las tarifas de suscripción y los comentarios sobre la facilidad de uso. El software de contabilidad para restaurantes que viene con una aplicación le proporcionará más flexibilidad en sus procesos de contabilidad.
- Presencia de la atención al cliente
El soporte al cliente es importante para asegurarse de que el software está completamente implementado en su restaurante. También puede ser útil para quienes carecen de conocimientos o experiencia en materia de contabilidad para asegurarse de que comprenden cómo funciona el sistema. Considere si el proveedor proporciona soporte telefónico, por correo electrónico o por chat en vivo. Averigua si el software viene con guías o videos tutoriales que te guíen en el proceso de configuración del software o que expliquen las funciones. Un proveedor con una página de Facebook o una cuenta de Twitter activa también puede demostrar que proporciona servicios de apoyo rápido a sus clientes.
Compra de software de contabilidad para restaurantes
Una vez que haya considerado todos los factores importantes, es hora de tomar una decisión. Su elección debe basarse en la idea del tipo de software de contabilidad que se adapte a las necesidades de su empresa. Con todos los resultados que se obtienen cuando se busca un software de contabilidad, puede que no entiendas por dónde empezar. Puede utilizar varios enfoques para asegurarse de que el software que elija sea el ideal para su negocio.
Primero, revisa las reseñas de los programas de contabilidad de restaurantes para saber qué dicen los demás sobre el programa. Segundo, hablar con otros dueños y gerentes de restaurantes para saber qué están usando y cuán efectivo es para satisfacer sus necesidades comerciales. En tercer lugar, habla con tu contador para saber qué software te recomienda o qué piensa de tu elección de software.
Sólo después de que esté lo suficientemente seguro de su elección de software de contabilidad del restaurante debe seguir adelante con la compra. Al elegir un software, considera sus desventajas y cómo las afrontarás.