¿Cuál diría que es la mayor causa de bancarrota en la mayoría de las empresas hoy en día? No es falta de ventas, ejecutivos sobrepagados, o exceso de personal; son activos mal administrados. Asegurar un sistema de gestión de inventario fuerte como el «primeras entradas, primeras salidas» puede ser la diferencia entre un restaurante de éxito, uno que apenas obtiene beneficios o uno que debe cerrar.

Como los márgenes de los restaurantes suelen ser bastante estrechos, el control de los costes es siempre una preocupación importante. Después del trabajo, los costos de la comida son típicamente el mayor gasto de los restaurantes. Cuando te centras en aumentar los beneficios maximizando cada dólar gastado, hay otros beneficios también.

A continuación se presentan las mejores prácticas en la gestión del inventario de un restaurante rentable:

Paso 1: Consideraciones sobre el sistema de puntos de venta

Gestión de inventario en su punto de venta (POS) puede eliminar un montón de conjeturas al rastrear los artículos a mano y el uso de artículos específicos. Aunque dirija un pequeño restaurante, tendrá al menos unas pocas docenas de artículos en su inventario, y las operaciones más grandes podrían tener fácilmente varios cientos.

Otro aspecto a destacar de un punto de venta es la capacidad de introducir las especificaciones de los ingredientes del menú y el tamaño de las porciones, y luego la capacidad de analizar contra las ventas reales. Esto puede ayudar a identificar los ingredientes que están siendo utilizados con demasiada generosidad o incluso un posible robo. Dependiendo de las aplicaciones integradas en su punto de venta, puede incluso ser capaz de rastrear qué empleados están asociados con la pérdida de inventario para iniciar una investigación.

Además de esto, te aconsejamos leer la Guía esencial de software para gestión de inventarios.

Paso 2: Inventario inicial

Aunque difiere ligeramente de un negocio a otro, el inventario generalmente significa almacén de bienes: productos terminados, materias primas o materiales y artículos de venta al por menor. Ya sea que seas un nuevo propietario, gerente general o gerente de cocina, el primer lugar para empezar es ponerse manos a la obra. Verifique su inventario personalmente para saber dónde está su restaurante.

Realiza este recuento inicial tu mismo, incluso si planeas delegar la responsabilidad del control de inventario. Anota cada artículo, unidad de medida y cantidad, como por ejemplo:

Nombre del artículo	Medición	Cantidad
Pepinillos	Tarro de 64 onzas	3-Ene
Lechuga	Cabeza grande	4.5
Queso Cheddar	Onzas	46

El propósito principal de realizar recuentos de inventario es medir la cantidad de comida, bebida, suministros y otros productos (en adelante denominados «artículos») que su restaurante utiliza a lo largo del tiempo. Este uso puede convertirse en un costo, que luego se compara con las ventas totales de un período determinado. Con el tiempo, puede determinar exactamente cuánto beneficio obtiene su empresa de los productos utilizados correctamente.

Paso 3: Política de gestión de inventario

Muchos restaurantes hacen un inventario diario o semanal. El mejor momento para usted dependerá del número de productos que se mueven por su restaurante, si utiliza un sistema de puntos de venta para manejar el inventario y si utiliza el método primeras entradas, primeras salidas. Independientemente de la frecuencia con la que realice el inventario, es importante establecer  políticas para la gestión del inventario que incorporen:

• Inventario realizado de forma regular.
• Actualizando constantemente la lista de inventario, incluyendo aquellos artículos de temporada o de promoción especial.
• Idear un método para calcular el costo de los artículos.
• Asignando una persona para que se encargue del seguimiento del inventario y una segunda persona para que ayude.
• Los horarios regulares de entrega y pedido (adquisición), con una persona responsable de las actividades de adquisición, incluidas las estimaciones de costos, el pedido, la recepción y los cambios en las entregas regulares.
• Inventario ocasional o al menos anual completado por el propietario para la auditoría interna.

A menos que sea un restaurante muy pequeño, el inventario y las adquisiciones deben asignarse a diferentes personas, lo que actúa como un control interno. Con estas posiciones, busca individuos confiables que sean analíticos por naturaleza. No sólo dos pares de ojos hacen menos probable que se pase algo por alto durante el recuento del inventario, sino que también es una medida antipérdida. Uno puede contar, y el otro puede registrar la información del inventario. También es una buena práctica entrenar a todos los empleados en la importancia de la gestión del inventario por el método primeras entradas, primeras salidas y las políticas de su restaurante.

Paso 4: Cuidado con el menú

Después de hacer un inventario con el método primeras entradas – primeras salidas, la mejor manera de controlar los costos del inventario es cuidando el menú. En el restaurante, es probable que haya algunos artículos que son sus más vendidos o especialmente importantes para sus clientes. También se llaman artículos clave, o artículos del «centro del plato». Estos deben ser inventariados todos los días antes de que las puertas se abran para las ventas para ayudar a mantener al personal responsable de los alimentos derramados, mal cocinados o potencialmente robados.

Trabajar para incorporar ingredientes, platos y artículos para que se utilicen de múltiples maneras, lo que se conoce como utilización cruzada para minimizar los desechos. Un ingrediente independiente puede funcionar en restaurantes muy grandes; sin embargo, es una apuesta si el plato deja de venderse esporádicamente. Si uno de los objetivos de tu restaurante es la sostenibilidad o las prácticas verdes, asegúrate de subir el juego de la utilización cruzada.

Paso 5: Comprender el potencial de pérdida de inventario

Hay varias razones por las que su restaurante puede experimentar una pérdida de inventario, algunas de las cuales son inevitables. Es fundamental registrar cualquier pérdida debida a los desechos de los artículos derramados, mal cocinados, quemados, robados, almacenados incorrectamente u otras razones. Cualquier inventario que falte debe ser contabilizado para analizar con precisión el uso y los costos. Además, los administradores necesitan aprender por qué se desperdicia la comida y cómo se puede solucionar el problema.

Asimismo, la mala manipulación de los alimentos es uno de los mayores contribuyentes al agotamiento de los inventarios. Etiquetar correctamente los alimentos con fechas de caducidad claramente marcadas. Cuando los alimentos están correctamente etiquetados y fechados, los empleados saben qué usar y cuándo. Un aspecto secundario de la posibilidad de pérdida es contar con procesos específicos para artículos con fecha cercana a la de caducidad que se utilizarán para los especiales o para un plato especial creativo fuera del menú. Estos platos especiales funcionan bien cuando el personal está entrenado para anunciar el especial a los invitados.

Pensamientos finales

La gestión eficiente, regular y rentable del inventario de un restaurante con métodos como primeras entradas, primeras salidas es fundamental para el éxito de su negocio. Utilizando los cinco pasos que incorporan un punto de venta fuerte y flexible, el inventario inicial, la política de gestión de inventario, el cuidado del menú y la comprensión de la pérdida de inventario, su negocio funcionará con mayor fluidez, el personal se responsabilizará mutuamente y se maximizará la rentabilidad. No hay tiempo que perder, empieza hoy mismo a controlar el inventario, si quieres saber más, conoce cómo funciona el sistema de manejo de inventarios de un restaurante.