¿Qué son las cuentas contables de un restaurante? Te lo contamos

Entendiendo las cuentas contables de los restaurantes

Aunque la contabilidad de los restaurantes es un tema que muchos restauradores tratan de evitar, es un elemento esencial de la gestión de un negocio. No puede administrar su restaurante correctamente sin entrar en los detalles de las cuentas contables. Incluso si contratas a un profesional para manejar todos los aspectos financieros de tu negocio, tienes que entender lo que está en juego. Un fuerte entendimiento de las prácticas básicas de contabilidad le permite aumentar su rentabilidad y manejar su restaurante de una manera financieramente sostenible.

Pero no te metiste en la industria de los restaurantes para convertirte en contador, ¿verdad?

Muchos dueños de restaurantes detestan las cuentas, simplemente porque no ven ningún valor añadido al negocio. Aunque las cuentas contables de tu restaurante no son parte del negocio principal, son importantes. Puede que sientas que te están alejando de donde está la verdadera acción, en el frente y en la cocina. Pero no se puede subrayar la importancia de esta administración.

Probablemente se unió a la industria para hacer deliciosos alimentos para servir y crear un gran ambiente para sus clientes. Equilibrar tus libros y manejar tus finanzas no son realmente parte de ese plan general. ¿Por qué debería preocuparse por las cuentas contables de un restaurante entonces? Bueno, la contabilidad aporta un profundo conocimiento del estado financiero de su empresa y su rendimiento en el mercado. Para que pueda gestionar con éxito la contabilidad en su restaurante, puede considerar la posibilidad de contratar a un contable de restaurante o invertir en un software de contabilidad para restaurantes.

Entonces, ¿qué son las cuentas contables de un restaurante?

Las cuentas contables de un restaurante son el proceso de interpretar y analizar los ingresos, el flujo de caja, el inventario y los estados de ingresos de un restaurante. Te permite documentar todas las transacciones financieras de su empresa y determinar su rendimiento.

La buena contabilidad y los procesos contables son esenciales para el buen funcionamiento de un restaurante. Para ayudarle en este proceso, hemos compilado una guía con elementos esenciales a tener en cuenta:

• Vocabulario importante
• Los principales actores
• Establecimiento de objetivos de contabilidad de restaurantes
• Métodos contables comunes
• Preguntas frecuentes sobre las cuentas contables de los restaurantes
• Consejos de contabilidad para restaurantes
• Cómo evitar los errores contables comunes en los restaurantes
• Recomendaciones del programa de contabilidad
• Informes de contabilidad para preparar

El uso del software de contabilidad adecuado para restaurantes y un contador centrado en los restaurantes le permite establecer su situación financiera para el éxito, mientras que reduce los gastos innecesarios. El software hace un seguimiento de lo que te cuesta dinero extra, dónde puedes ahorrar y dónde te va bien invirtiendo en las herramientas que necesitas.

Echa un vistazo a esta guía y aprende la mejor manera de ejecutar tu estrategia de cuentas contables para el restaurante:

1. Vocabulario importante para las cuentas contables de un restaurante

Ciertas terminologías son importantes para comprender lo que constituyen las cuentas contables de los restaurantes. No sólo comprenderá el proceso de contabilidad real, sino que también sabrá lo que implica cada proceso. A su vez, esto aumentará sus posibilidades de éxito financiero y responsabilidad en su restaurante.

Empecemos con algunos términos básicos:

• Coste de los bienes vendidos (COGS): Este es el costo de todos los artículos e ingredientes de su menú (Inventario inicial + Inventario comprado – Inventario final). Esta cantidad no incluye los costos de mano de obra del restaurante. Como propietario o gerente de un restaurante, debe entender los COGs porque determinan directamente la rentabilidad de su negocio. Puedes rastrear esto a nivel de cada elemento para determinar la cantidad que se gasta en la preparación de cada plato. También asegúrese de que los chefs sigan las medidas acordadas para preparar cada receta.

• Coste de la mano de obra del restaurante:Este es el coste de la mano de obra necesaria para dirigir su restaurante. La cantidad es importante porque constituye una porción significativa de los costos del restaurante, como se muestra en el cuadro siguiente.

Los costos de mano de obra incluyen la cantidad gastada en los servidores, servidores, hosts y cualquier otra persona en su nómina. Esto también incluye los impuestos sobre la nómina y los beneficios de los empleados. Esta cantidad no incluye su COGS. Al calcular sus costes de mano de obra del restaurante , considere los dos puntos siguientes. En primer lugar, los empleados que trabajan más de 40 horas semanales tienen derecho a las tasas de horas extras por cada hora extra trabajada. En segundo lugar, las propinas que recibe el personal pueden repercutir en sus obligaciones en materia de salario mínimo. Tómese el tiempo necesario para conocer las reglas de crédito de propinas locales e incorpórelas al calcular sus costos laborales.

• Trabajo directo: Este es el costo del mantenimiento del restaurante. Puede variar según el tipo de trabajo que se requiera.
• Prime Cost: Esta es una combinación de su COGS y los costos de mano de obra. Incluye todos los gastos de comida y bebida, nómina, impuestos y beneficios). Los dueños y gerentes de los restaurantes necesitan tener una idea clara de los costos primarios porque es donde va la mayoría del dinero. Esta es una forma efectiva de evitar errores de contabilidad que pueden tener efectos negativos en su negocio.

• Carta de Cuentas: Esta es una lista que describe las áreas donde el dinero fluye dentro y fuera del restaurante. Las categorías incluyen activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio. Se organiza como en las cuentas del balance (activo, pasivo y patrimonio de los propietarios) y las cuentas del estado de resultados (ingresos de explotación, gastos de explotación, ingresos y ganancias no operacionales, e ingresos y gastos no operacionales). Al organizar su plan de cuentas, puede considerar la posibilidad de dividir estos elementos en subcategorías como presupuesto de comercialización, costo de los bienes vendidos, cifras de ventas totales e inventario. Un consejo importante de Lavu es evitar complicar demasiado el plan de cuentas. Por ejemplo, evita hacer del costo del ketchup su propio rubro pero intenta usar menos subcategorías.

• Gastos de ocupación: Se refiere a los gastos fijos como el alquiler, los impuestos de la propiedad, los servicios públicos y el seguro de la propiedad. Es el coste que supone la existencia de un camión de comida.
• Gastos operativos: Esto es todo lo que necesitas para llevar tu restaurante día a día, como gastos de marketing, vajilla y suministros (servilletas, cubiertos, etc.). En otros, se trata de los costes de funcionamiento de un restaurante, aparte de los COG, la ocupación y la mano de obra.
• Gastos Operacionales: Este es el costo incurrido para apoyar el funcionamiento de los negocios diarios. El coste dependerá normalmente del tipo de servicio que se ofrezca, del tamaño de su empresa y de otros factores variables.
• Gastos fijos vs. Gastos variables: Los gastos fijos no cambian con la cantidad de ventas o servicios prestados. Incluyen los gastos de ocupación, el trabajo en el restaurante y los gastos de funcionamiento. Por otra parte, los gastos variables varían en función de factores como el tipo de trabajo requerido y la cantidad de ventas realizadas. Incluyen mano de obra directa, comisiones, gastos operativos e impuestos. Un servicio como Sourcery le permite mantener todas sus facturas en un solo lugar. Esto le da una rápida visión general de sus gastos, permitiéndole categorizar sus gastos y determinar su impacto en sus ingresos.

Ahora echemos un vistazo a otros términos más profundos:

• Relación costo-venta: Este es el valor derivado de dividir los costos de la comida con las ventas de comida, multiplicado por el 100%. Idealmente, la proporción debería estar entre el 28% y el 35%, que es el medio de la industria de los restaurantes. Esta proporción es importante porque muestra cómo funciona su restaurante en lugar de centrarse en algunas cifras altas de sus costos principales.

• Porcentaje del coste de la comida: Este valor se calcula sumando el inventario inicial a las compras de alimentos, luego restando el inventario final y dividiendo el valor por las ventas de alimentos. El inventario inicial es el inventario de alimentos a principios de mes, mientras que las compras de alimentos son los costos incurridos por la compra de ingredientes de alimentos durante ese mes. Su inventario final es el inventario de alimentos al final de ese mes, y las ventas de alimentos son las ventas totales de alimentos de ese mes.
• Ciclo de contabilidad de un restaurante: Este es el proceso que toma el proceso de contabilidad en un restaurante. Al preparar los informes financieros, el contador suele seguir el ciclo contable de las transacciones comerciales. El ciclo comienza con la compra de una comida por un cliente, con la transacción siendo registrada por el sistema POS. Esta información puede transferirse a un diario contable y registrarse posteriormente en un libro mayor para la preparación de informes financieros.
• Resumen del cajero: Este es un resumen del efectivo inicial y todas las cantidades de dólares pasan por un registro particular. Las transacciones con tarjeta de crédito deben ser clasificadas por la compañía de la tarjeta, si es posible. Otros números que deben registrarse en el resumen del cajero son el impuesto sobre las ventas, las propinas de las tarjetas de crédito y la forma en que se hizo cada pago (tipo de licitación).
• Reconciliar el balance: Aunque el balance enumera todos los activos y pasivos de una empresa, la mayoría de la gente tiende a ir directamente al fondo como se registra en la cuenta de pérdidas y ganancias. Sin embargo, es necesario comprobar los números del balance para asegurarse de que son exactos antes de comprobar el P&L. Esta es una manera fácil de encontrar áreas de su rentabilidad que necesitan ser mejoradas y que sus informes financieros representen la verdadera naturaleza de su rendimiento empresarial.

Cada uno de estos números deben ser tenidos en cuenta al dirigir su restaurante. Estarás en un mejor lugar para determinar la salud financiera del restaurante si llevas un registro de ellos. Los gastos variables de su restaurante son muy volátiles y pueden cambiar fácilmente de un mes a otro. La presentación de informes documentados y el examen de esos costos es fundamental para mantener el negocio a flote. Puede utilizar un software de gestión de restaurantes para asegurarse de que realiza un seguimiento de estos gastos y salvaguardar sus beneficios. Para que entienda mejor qué más hay en la contabilidad de un restaurante, veamos otros aspectos importantes.

2. Los principales actores de la contabilidad de los restaurantes

La contabilidad de los restaurantes no es un trabajo de una sola persona. Incluso en las pequeñas empresas, la contabilidad de los restaurantes es una función que requiere la contribución de varios actores. Requiere la cooperación de varios equipos que trabajan en diferentes áreas de su restaurante. Sin embargo, es necesario recuperar la información del equipo para asegurar que se registre y se contabilice la información exacta.

Examinemos los principales actores involucrados en el proceso de contabilidad:

• Como propietario del restaurante, eres responsable de dirigir el negocio con una visión y un propósito. Su principal objetivo puede ser servir una gran comida en un gran escenario. Sin embargo, también tiene el deber de asegurar que el restaurante funcione de manera financieramente sana. Para ello, debe entender la terminología de la contabilidad del restaurante y cómo se relaciona con las necesidades de su restaurante. Esto significa invertir en las herramientas adecuadas, software de contabilidad y mano de obra.
• Su contador. Si va a contratar a un profesional, asegúrese de usar un contador específico para el restaurante. Alguien que se especializó en el método de contabilidad de restaurantes le pondrá al día sobre los puntos de referencia de la industria y le guiará para comprender sus objetivos financieros. Dado que su contador puede estar trabajando con otros restaurantes, es una buena idea establecer objetivos similares a los de restaurantes como el suyo. El contador le ayudará con las siguientes tareas:

• Su sistema de puntos de venta. Asegúrese de que el software de su contador (QuickBooks u otro) se integra con su Sistema POS. Esta integración automatizará la conciliación de sus registros de ventas y depósitos bancarios.
• Tu personal de la casa y de la parte de atrás de la casa. Los miembros del personal de FOH y BOH también son jugadores importantes. Su personal de FOH usará su sistema de puntos de venta, lo que significa que deben procesar las transacciones correctamente y reportar sus propinas. Aunque las propinas no están sujetas a retención y no están clasificadas como ingresos de restaurantes, deben ser reportadas y los impuestos pagados por ellas. Asegúrate de que todos sean responsables de reportar la información correcta.

Tengan en cuenta el papel de cada individuo y piensen en formas de hacerlos responsables. Por ejemplo, su contador debe controlar el porcentaje de propinas en efectivo frente a las ventas en efectivo. Esta relación debería ser similar a la relación entre las propinas de las tarjetas de crédito y las ventas de las tarjetas de crédito. Esta es una forma efectiva de desalentar a los servidores de guardar más propinas en efectivo de las que hicieron.

Cada uno de los actores clave destacados arriba son importantes para el éxito financiero de su restaurante. Ninguno debe ser pasado por alto para asegurar que los registros financieros de su restaurante son exactos. Asegúrate de controlar cada área e individuo si quieres tener éxito en el proceso de contabilidad de tu restaurante.

3. Establecimiento de objetivos de contabilidad

El establecimiento de objetivos contables para su empresa es un paso más para lograr la salud financiera de su negocio. Aunque es posible que necesite entender lo que es la contabilidad en primer lugar, los objetivos que establezca determinarán la dirección que tome su negocio. Algunos de los objetivos comunes de la contabilidad de un restaurante incluyen:

• Mejorando los informes de impuestos: Entre las funciones básicas de la contabilidad en una empresa es la presentación de informes de impuestos. Aunque se le exige que pague impuestos, las rigurosas prácticas contables mantendrán su exposición fiscal al mínimo. Cuando se hace correctamente, esto también reducirá la preocupación relacionada con la auditoría de sus informes financieros.
• Gestione sus gastos: Documentando sus gastos en el restaurante, sabrá a dónde va el dinero. De esta manera, se puede reducir el desperdicio e identificar dónde se pueden reducir los costos.
• Diseñar mejor el precio del menú: Aunque establecer el precio correcto para sus elementos de menú es siempre un desafío, puede cubrir todos los gastos necesarios con un sistema financiero sólido. Asegúrate de cubrir los costos de los artículos, la mano de obra y los costos operativos, y la información de ventas.
• Conseguir niveles de dotación de personal precisos: Como se ha señalado anteriormente en esta guía, la mano de obra constituye una parte significativa de los costos del restaurante. Como dueño o gerente de un restaurante, debes asegurarte de que tienes gente óptima trabajando por turno. Eche un vistazo a sus datos de ventas para determinar cuántos empleados necesita y a su declaración de ingresos para determinar la cantidad que puede pagar.
• Tener un mejor control del flujo de dinero: Una de las mayores causas del fracaso de las pequeñas empresas es el flujo de efectivo. Puede ser solvente con la gente, pero aún le falta dinero para cumplir con sus obligaciones financieras. La falta de dinero suficiente para pagar a sus acreedores y proveedores es un indicio de una mala gestión del flujo de caja. Para evitar esos problemas de liquidez, asegúrese de tener un sistema de contabilidad sólido.
• Plan de crecimiento: Las cuentas exactas y detalladas son una poderosa herramienta de previsión de negocios. Responden a las preguntas sobre las oportunidades de crecimiento de los restaurantes, la cantidad de capital necesaria para apoyar el crecimiento y el área del negocio que está creciendo o quedándose atrás.

4. Métodos contables comunes en los restaurantes

Cuando se trata de métodos de contabilidad, los propietarios y gerentes de restaurantes pueden elegir entre el método de contabilidad de caja o el de devengo. Esta sección explorará las implicaciones de elegir cualquiera de los métodos:

¿Utilizan los restaurantes la contabilidad de caja o de acumulación?

Cualquier restaurante con ingresos inferiores a un millón de dólares puede elegir un método de contabilidad. Por el contrario, cualquier restaurante con ingresos de más de 1 millón de dólares debe usar el método de acumulación. Aquí están las principales diferencias entre los dos métodos:

• Método de pago en efectivo. El método de contabilidad en efectivo es el más fácil para los restaurantes, pero no siempre el más preciso. El método registra los ingresos cuando entran en su cuenta bancaria y los gastos cuando se pagan. Sin embargo, rastrear los ingresos antes que los gastos hará que su restaurante parezca más rentable de lo que realmente es.
• Método de confirmación. El método de devengo se diferencia del método de caja en que tiene en cuenta las transacciones a medida que se producen. Los ingresos y los gastos se contabilizan en el momento de la transacción, independientemente del momento en que se realiza el pago. Esto crea una visión más precisa de cómo se realizan los gastos y de dónde provienen los ingresos. El método también da a los restaurantes una comprensión más precisa de sus ingresos y gastos.

Nota: El «pago» se produce cuando se recibe el dinero en efectivo y se pagan los gastos. Por otro lado, la «transacción» es cuando se intercambian mercancías, como comida para un cliente o suministros del vendedor al restaurante.

Dependiendo de la situación financiera de su restaurante, puede o no tener elección en cuanto al método de contabilidad. El contable de su restaurante puede guiarle en la dirección correcta.

5. 5. Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de los restaurantes

Puede que tengas algunas preguntas candentes sobre la contabilidad de los restaurantes y su importancia. Por ejemplo, ¿cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros? ¿Qué papel juega un contador en un restaurante, entre otras cuestiones? Echemos un vistazo a algunas de estas preguntas y lo que realmente necesitas saber.

¿Cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros?

Los contables son responsables de registrar las transacciones financieras. Por otro lado, los contables interpretan, clasifican, analizan, informan y resumen estos datos financieros. Esta es la mayor diferencia entre los servicios de contabilidad de un restaurante y la contabilidad de un restaurante. Mientras que la contabilidad implica la interpretación y el análisis de datos, la contabilidad sólo se centra en el registro.

¿Qué hace un contador en un restaurante?

Los contadores de restaurantes llevan un registro del flujo de efectivo, inventario y estados de ingresos. Documentan todas las transacciones financieras del restaurante. Esto incluye el registro de cada transacción (por ejemplo, una comida comprada) en un diario de contabilidad. A continuación, los pagos se registran de manera que permitan el análisis con fines contables.

El papel de un contador abarca todas las áreas de operaciones de un restaurante. Necesitan contar el inventario semanalmente para asegurarse de que no hay ni mucho ni poco. Del mismo modo, necesitan mostrar las ganancias y pérdidas del restaurante durante un cierto período de tiempo mediante la preparación de una declaración de ingresos. También conocido como la declaración P&L, demuestra los ingresos del negocio a través de las ganancias, los gastos y el inventario. También es importante hacer un seguimiento semanal de las ventas y gastos totales para asegurar que el restaurante no pierda dinero y que reduzca los gastos cuando sea posible.

¿Cuánto cuesta un contador de restaurante?

Un contador de restaurante normalmente cobra por hora. El coste suele depender del tipo de trabajo, el tamaño del restaurante y su ubicación. También te costará más contratar a un contador que a un tenedor de libros. Esto se debe a que un contador está más capacitado y tiene más experiencia en el trabajo de campo que un contador.

¿Cuál es el mejor programa de contabilidad para restaurantes?

El mejor software de contabilidad para restaurantes está basado en la nube (o en línea). Recomendamos productos de marca, como QuickBooks, porque ofrecen módulos especializados para la contabilidad de restaurantes.

En lo que respecta a las preguntas frecuentes de los restaurantes, la clave del éxito de la contabilidad de un restaurante es contratar a los profesionales adecuados y emplear las herramientas adecuadas en función de las necesidades de su restaurante. Echa un vistazo a tus resultados y determina si vale la pena invertir en un sistema de puntos de venta que se integre con las herramientas de contabilidad (spoiler: ¡definitivamente lo vale!).

6. 6. Consejos para la contabilidad de los restaurantes

Además de hacerse preguntas importantes sobre la contabilidad del restaurante, también necesita saber qué se necesita para tener éxito en esta área de su restaurante. En la siguiente sección se ofrecen algunos consejos útiles que le facilitarán la contabilidad. Desde la contratación de un contador hasta el seguimiento de su inventario, las mejores prácticas contables de estos restaurantes le asegurarán el equilibrio de sus libros y el seguimiento de su negocio.

Asegúrate de incorporar estos consejos:

• Contrata a un contador. Si todo el proceso de contabilidad le resulta confuso, es una buena idea contratar a un contable para que le guíe en los pasos y la terminología. Un buen contador lo guiará a través del proceso mientras interpreta los datos. Asegúrate de contratar a un contador que haya trabajado en la industria de los restaurantes. Una forma de hacerlo es pedir referencias a otros administradores o propietarios locales.
• Use las herramientas apropiadas. Un software de contabilidad para restaurantes como QuickBooks permite registrar las ventas de comida, bebidas, resúmenes de caja, gastos operativos y más fácilmente.
• Elija un buen sistema de puntos de venta para restaurantes. Como se mencionó anteriormente, su sistema POS debería ofrecer características que le permitan integrarse con su software de contabilidad para restaurantes. Esto te ayudará a rastrear el inventario, los costos de mano de obra y los tipos de pago.
• Paga tus cuentas. Asegúrate de adelantarte un paso (¡o dos!) a tus facturas. Comienza pagando tus cuentas una vez a la semana, luego ajusta en consecuencia. Esto podría significar el pago de facturas con mayor o menor frecuencia dependiendo de los factores que el monto de las facturas y los ingresos generados
• Paga tus impuestos. Parte del razonamiento para contratar a un contador es asegurarse de que se rastreen correctamente los impuestos. Revise las leyes locales y estatales para saber el tipo de impuestos que se aplican a su restaurante. Tómese el tiempo necesario para determinar cuál es la tasa de impuesto sobre las ventas de su zona y con qué frecuencia debe pagarse. La mayoría de los pagos de impuestos deben hacerse cada pocos meses o anualmente, pero el plazo se determinará después de solicitar el número de identificación del empleador (EIN).
• Rastrea tu desperdicio de comida: El impacto de desperdicio de comida en sus cuentas no puede ser ignorado. Pierdes algunas ganancias cada vez que algo va a la basura. Al rastrear y registrar con precisión los desechos de comida, podrá reducir sus instancias. Mientras que el rastreo manual puede ser efectivo para los pequeños negocios, un restaurante más grande necesitará la integración de un sistema para cubrir esto.

• Rastrea tu inventario. La gestión de su inventario proporciona una valiosa información sobre el COGS del restaurante. Tu contador puede usar tu COGS para determinar dónde estás gastando demasiado en comida, si estás pidiendo demasiado, o si alguien está robando.
• Contrata a alguien para que te haga la nómina. La nómina es una gran empresa. Puede valer la pena subcontratar su nómina para asegurar la precisión y mantenerlo enfocado en el núcleo del negocio.
• Vigila tus ventas. Las ventas diarias pueden afectar a otras partes de su restaurante como el inventario y la nómina. Registra todas tus ventas en el día a día para facilitar la presentación de informes para más tarde.
• Registrar las propinas por separado: Las propinas que reciben los miembros de su personal deben registrarse por separado de otros ingresos. Las propinas no forman parte de los ingresos del restaurante a menos que sean un cargo por servicio que aparezca en la factura. Sin embargo, esta información es necesaria para calcular el crédito de propinas con respecto al salario mínimo y a efectos de la declaración de impuestos.
• Recoger y almacenar datos del punto de venta: El sistema POS de un restaurante proporciona cifras importantes, y no sólo la cantidad de dinero hecha en un dato. Por cada transacción, un POS registra una lista de todo lo que la mesa compró, el número de cubiertas de la mesa, la cantidad de tiempo que la mesa fue ocupada, y si el pago se hizo en efectivo o con tarjeta. Recopilar y almacenar esta información le ayudará a entender sus fuentes de ingresos y lo que significan.
• Haga declaraciones regulares de P&leo. Tomarse el tiempo para generar estados de pérdidas y ganancias (ya sea en forma semanal, mensual o anual) le mostrará hacia dónde se dirige su empresa desde el punto de vista financiero.

Aunque hay muchas prácticas óptimas que deben considerarse en la contabilidad, es más útil empezar por lo fundamental. Construyendo sobre estos fundamentos, obtendrá un mejor entendimiento de las finanzas de su restaurante. Este es sólo el primer paso para lograr el éxito financiero de su restaurante.

7. Cómo evitar los errores contables comunes en los restaurantes

La mayoría de los restaurantes evitan el tema de la contabilidad por varias razones. Sin embargo, es imposible evitar este tema por completo. Al navegar por la contabilidad de un restaurante, es probable que cometas varios errores. Incluso si se basa en una contabilidad profesional, debe ser consciente de los posibles errores que podría estar cometiendo. Veamos algunos de estos errores y cómo su restaurante puede evitarlos:

1. Contratar a un contable genérico: Por genérico, significa contratar a un contable no específico de un restaurante. Si bien un contador calificado hará todos los trabajos necesarios en la contabilidad, puede que no sea de mucha ayuda para su negocio si no se ha especializado en la contabilidad de restaurantes. La industria de la restauración utiliza informes únicos, KPIs, estructuras de impuestos y de negocios no utilizadas por otras industrias. Algunas de las otras industrias no se ocupan de los períodos de reporte diarios o semanales, de los ingresos por propinas, de la métrica de inventario y de la mano de obra hipersensible. Por lo tanto, su mejor oportunidad en la contabilidad es contratar a un contador especializado en restaurantes.
2. Retraso en el monitoreo de los KPIs de los restaurantes: Falla en el monitoreo de sus KPIs regularmente y en el momento adecuado puede dejar su negocio en pérdidas. Necesitas revisar tu COGS, costos primarios, costos de mano de obra y conteos de inventario semanalmente. Algunos dueños de restaurantes cometen el error de monitorear estos KPIs mensualmente poniendo sus negocios en peligro. Aunque estos KPIs están controlados, se salen fácilmente de control cuando no se monitorean regularmente. La mejor manera de abordar esto es monitorear los KPIs de su restaurante tanto diaria como semanalmente usando los datos de su punto de venta.
3. Elegir el período contable equivocado: Dada la naturaleza única de la industria de la restauración, elegir el período contable correcto es crítico. Dado que no todos los meses tienen la misma duración, un enfoque eficaz en el período contable puede consistir en basarlos en un plazo de cuatro semanas. Puedes elegir un viernes y contar cuatro viernes para definir tu período contable. Comparar los ingresos y los gastos entre esos períodos es más exacto que, por ejemplo, un período contable mensual.
4. Errores en la contabilidad del restaurante: Es común tener errores en la contabilidad de su restaurante. Podrías introducir un valor erróneo, lo que proporciona inexactitud en todos los cálculos. Tal vez olvidó incluir los descuentos en las comidas o introdujo el importe de las ventas del escurridizo. Sea cual sea el caso, introducir información incorrecta en los libros de su restaurante resultará en informes financieros y KPIs sesgados. Para evitar tales errores, automatice el proceso de contabilidad integrando su software de contabilidad en el sistema de puntos de venta.
5. Elegir los métodos de contabilidad equivocados: A menudo, los restaurantes tienden a elegir el enfoque o método equivocado para su función de contabilidad. Si bien el método de acumulación es el mejor para el restaurante, algunos tienden a utilizar el método de contabilidad basado en el efectivo. Esto puede hacer que su restaurante parezca rentable, mientras que puede tener pérdidas. Para asegurarse de informar sobre el estado financiero exacto del restaurante, utilice siempre el método de acumulación. El método es apropiado para los negocios de la industria de la restauración porque informa de los gastos a medida que se incurren y de los ingresos a medida que se ganan. El COGS de su restaurante se registrará cuando se utilice el inventario y no cuando pague a sus proveedores. De esta manera tendrá un informe más preciso.

8. Recomendaciones sobre el software de contabilidad para restaurantes

El éxito de las cuentas contables de los restaurantes depende de la disponibilidad de información. Cuanta más información tenga, más precisa será su cuenta. Es necesario asegurarse de que la información presente la verdadera situación financiera de la empresa, y que pueda ser utilizada para la toma de decisiones.

Mientras que un profesional ayudará en las cuentas contables de tu restaurante y en el cumplimiento de las normas de contabilidad, un buen programa de contabilidad te ayudará a capturar más datos de manera fácil y más precisa. Deberías elegir un software de contabilidad para restaurantes que se integre con tu sistema de puntos de venta.

Un programa de contabilidad le ayudará a usted y a su contador a mantener una información financiera precisa. Una vez integrado en el sistema POS de su restaurante, el software automatizará la recolección y organización de todas sus transacciones y datos financieros. Le permite hacer un seguimiento de su rendimiento financiero en tiempo real y reducir los errores inherentes relacionados con los procesos de contabilidad manual. En la búsqueda de mejores resultados contables, considere los siguientes programas y tecnologías:

• Automatización de Cuentas por Pagar (AP) y Cuentas por Cobrar (AR): Los restaurantes pueden ahora utilizar varios canales para enviar la factura. Esto incluye la facturación en papel, el correo electrónico y los métodos en línea. Un servicio como Sourcery permite procesar fácilmente las facturas, generar informes y ofrecer pagos al tacto.
• Punto de Venta (POS): El sistema de POS del restaurante en el sistema de gestión de pedidos del frente de la casa que es usado por el personal de servicio. Los datos recogidos en el punto de venta son vitales para mostrarles los artículos con mejores ventas. A efectos contables, esta información puede conciliarse con las facturas de compra.
• Hojas de tiempo de los empleados: Si las hojas de tiempo de sus empleados están hechas en papel, es hora de que considere cambiar a un sistema electrónico. No sólo automatizará el proceso, sino que también generará cambios de monitoreo en los patrones de turnos y generará informes sobre los costos totales de mano de obra y horas extras.
• Software de contabilidad: El software que elija para su negocio será el que se oiga de la infraestructura de contabilidad de su restaurante. Un buen programa informático debería hacer un seguimiento de todos los datos contables y generar informes que puedan utilizarse para la toma de decisiones. Algunos sistemas populares incluyen Sage, Quickbooks, Dynamics GP, Netsuite y Xero.

Por qué necesita un sistema POS en su función de cuentas contables del restaurante

El punto de venta de un restaurante es la fuente de los datos vitales necesarios para su sistema de cuentas contables. Tener un buen sistema de puntos de venta le permite recoger, rastrear y organizar la información financiera de una mejor manera. Ya que un POS es más que una caja registradora ordinaria, proporciona datos que le permiten:

• Track Financial Performance: Un sistema POS tiene el poder de proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento financiero del restaurante. Como la información es en tiempo real, puede derivar su ración de venta al público, obtener promedios de ventas exactos y otra información en cualquier momento. Esa información le permite tomar medidas cuando se da cuenta de que el rendimiento financiero del restaurante no es el esperado.
• Analisis del rendimiento del menú: El sistema de puntos de venta le muestra los mejores y los peores vendedores en su menú. Puede analizar las tendencias de venta de su menú, identificar las comidas de mayor demanda y el estado de su inventario.
• Análisis del costo del restaurante: Los registros del punto de venta muestran tanto los ingresos del restaurante como los costos incurridos. Tienes que identificar cuánto dinero llega a tu restaurante y cuánto sale.
• Identificar las tendencias: Una de las características atractivas de un sistema POS es la capacidad de presentar las tendencias históricas de su restaurante. Puede utilizar esta información para determinar la dirección que está tomando su negocio, y cualquier cambio que pueda hacer para obtener más beneficios.
• Optimización laboral: Puedes aprovechar los datos del punto de venta para programar mejor tus turnos. Con los informes, se puede identificar cuándo la demanda de mano de obra es alta, las actividades del personal que suponen mayores costos y las formas de reducir los costos relacionados con la mano de obra.

¿Cómo encaja el punto de venta de Lavu con el papel de la contabilidad?

El sistema de puntos de venta de Lavu tiene una API abierta que permite integración con software de contabilidad, como QuickBooks. Necesitas equilibrar tus libros para tener éxito. Si no quieres pasar horas revisando hojas de cálculo y fórmulas, esta integración te simplificará el proceso de llevar las cuentas contables de tu restaurante.

Más allá de estas integraciones, el sistema POS de Lavu ofrece un seguimiento del inventario, informes versátiles y muchas otras características que pueden ayudarle a dirigir fácilmente las operaciones de su restaurante. Si quieres hacer la contabilidad de tu restaurante y otras tareas más manejables, mira a Lavu!

9. Informes de contabilidad a preparar

La recolección y el almacenamiento de datos contables no tiene sentido si no se ejecutan informes. Este es también el punto en el que una inversión en sólidas prácticas de cuentas contables de restaurantes y software de calidad comienza a dar sus frutos. Los informes de contabilidad le permiten saber dónde está su negocio financieramente y las áreas que necesita mejorar. Su restaurante necesita varios informes en varios plazos, incluyendo anual, mensual, semanal y diario para monitorear la salud financiera del negocio. Algunos de los informes que debe considerar incluyen:

• Informe de ventas diarias: Este es un resumen completo de un desglose de las transacciones del día de un restaurante. Este informe se genera automáticamente por el sistema de TPV, pero también puede introducir los datos en una plantilla de Excel. Los principales componentes del informe son las ventas brutas, las deducciones y el desglose de los pagos. Las ventas brutas son la cifra total facturada a los clientes en un día por comida, bebidas, alcohol y más. Por otra parte, las deducciones son los elementos que afectan a la cantidad total recibida. Esto podría ser descuentos, cupones, y compensaciones. El desglose de los pagos son los detalles sobre la forma en que los clientes pagaron sus facturas, incluyendo efectivo, tarjeta y descuentos. Esencialmente, el informe diario muestra cuánto ha ganado y gastado el restaurante ese día.
• Carta de Cuentas: Como se mencionó anteriormente, la carta de cuentas lleva la cuenta de todos los aspectos financieros de su negocio. Categoriza el dinero que el restaurante ha gastado y recibido. Cada sección del gráfico se refiere a un tipo específico de transacción de alto nivel. Esto puede incluir los gastos, los ingresos, el pasivo, los activos, el patrimonio y el costo de los bienes. Luego, cada una de estas categorías se divide en otras más pequeñas como las edades del personal, los costos de la carne, la comercialización, los costos del alcohol, la lavandería, los servicios públicos y más. Por ejemplo, puede tener una cuenta para la compra de carne y otra para la compra de productos lácteos en su sección de gastos. El plan de cuentas proporciona una clara idea de la salud financiera del restaurante, y puede ser solicitado por los inversores y accionistas cuando quieran conocer la situación financiera del negocio.
• Informe de pérdidas y ganancias (P/L): El informe de Pérdidas y Ganancias proporciona una breve visión general del rendimiento global de la empresa. También conocido como la declaración de ingresos, la declaración de operaciones o la declaración de ganancias, el informe muestra si su restaurante está ganando dinero o perdiendo. Dependiendo del tamaño y el tipo de su restaurante, puede preparar un informe P&L semanal, mensual, trimestral o anual. El informe se divide en secciones de ventas y costos. Mientras que las ventas son los ingresos generados por el restaurante, los costos son los gastos incurridos (COGS, mano de obra y costos operativos). Al final del informe está la ganancia o pérdida, que se calcula restando los costos de las ventas. El informe de P&L muestra el chequeo general de la rentabilidad de los restaurantes y puede ser utilizado para impulsar importantes decisiones de negocios como el recorte de costos, el cambio de estrategias comerciales y la identificación de formas de generar más ingresos.

• Panel de indicadores clave de rendimiento (KPI): Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas que muestran si la empresa está alcanzando sus objetivos. Los gerentes de restaurantes con múltiples ubicaciones usan KPIs para rastrear el desempeño de cada sucursal y medirlo contra el desempeño general. Aunque un sistema de puntos de venta puede ayudar en esto, también es posible construir un tablero de mandos. Sin embargo, esta opción es más agitada y requiere mucha aportación por su parte. Algunos de los KPI más populares que los gerentes de restaurantes rastrean incluyen las ventas por cabeza, ventas por hora de trabajo, proporción de COGs, RevPASH, y arrendamiento como porcentaje de las ventas.

Mientras busca mejorar la salud financiera de su restaurante, asegúrese de centrarse en los datos correctos. Con tanta información que recopilar, puede que te sientas abrumado sobre en qué centrarte. Analizando sus informes de cuentas contables para el restaurante, es probable que esto sea más fácil, permitiéndole alcanzar sus objetivos financieros.

10. Encontrar el socio de contabilidad adecuado para su negocio

La importancia de la contabilidad en un restaurante, o incluso en un camión de comida es bastante evidente. Es la función que lleva la cuenta de sus finanzas y se asegura de que su empresa esté en buena salud financiera. Sin embargo, puede que le falte tiempo para hacer las cuentas usted mismo o para seguir todos y cada uno de los detalles. Ahí es donde entra un socio contable: para ayudarle con los aspectos contables mientras se concentra en el crecimiento de sus flujos de ingresos. También puede considerar la posibilidad de integrar un programa de contabilidad para automatizar algunos de los procesos. Al buscar el socio contable adecuado, considere lo siguiente:

• Tanto si necesitas un contable como un SPC con licencia completa…
• Encuentra un socio que entienda los sistemas de cuentas contables para restaurantes y la tecnología moderna
• Busca a alguien con experiencia en restaurantes y cafés.
• Busca un socio que entienda tus objetivos de negocios y que hable tu idioma.
• Averigua si el socio potencial tiene un historial verificable de entrega de resultados

Observaciones finales

Las cuentas contables de los restaurantes puede ser desalentadora. Pero no tiene por qué ser así si eliges el enfoque correcto. Invierta en el software de contabilidad de restaurantes adecuado y en profesionales para gestionar sus finanzas de forma eficaz y racionalizada!

Si estás buscando más información sobre contabilidad y cuentas contables de restaurantes o software de punto de venta, consulta estos recursos adicionales a continuación:

iPad POS Systems: La guía definitiva (con revisiones adicionales). Los sistemas POS del iPad están siendo considerados el futuro de las interacciones entre clientes y empleados. Aprenda más sobre ellos aquí.

Punto de venta de restaurante. Aprende más sobre el sistema POS del restaurante de Lavu, que puede integrarse con tu software de cuentas contables, así como con una variedad de otros tipos de software.