Dirigir tu restaurante viene con su propio conjunto de desafíos. Tienes que programar los turnos del personal, mantener tu menú actualizado, concentrarte en el servicio al cliente y más. Sin embargo, una de las cosas más esenciales que se necesitan es un sistema eficaz de gestión del inventario de alimentos.

Toneladas de comida se desperdician todos los días como resultado directo de una mala gestión del inventario. Al automatizar los controles de inventario de tu restaurante, puedes maximizar tu beneficio y reducir el desperdicio de comida en el proceso. ¿Pero por dónde deberías empezar?

En este artículo, discutiremos los siguientes puntos clave:

1. ¿Qué es la gestión de inventario de un restaurante?
2. ¿Cómo hacen los restaurantes el inventario?
3. ¿Por qué utilizar un software de inventario?
4. ¿Qué características necesita el software?
5. Las mejores prácticas para rastrear el inventario del restaurante.
6. ¿Cuánto cuesta el software?
7. ¿Qué tipos de restaurantes necesitan gestión de inventario?
8. Software y herramientas gratuitas de gestión de inventarios.

¿Está listo para explorar todas las piezas esenciales para hacer el inventario en su restaurante? ¡Vamos a sumergirnos!

1. Gestión del inventario del restaurante: ¿Qué es?

La gestión del inventario del restaurante es el proceso de analizar su suministro de alimentos, aprovechando al máximo lo que tiene y utilizando esta información para informar sus próximas compras.

Los sistemas de inventario de los restaurantes son herramientas esenciales que pueden ayudar a reducir el desperdicio de alimentos y los costos, mientras que también maximizan sus beneficios. Antes de entrar en detalles, definamos una terminología clave que debería conocer.

Vocabulario clave

• Inventario: Esta es la cantidad de producto que tienes en casa. Puedes referirte a esto en términos de valor en dólares o por cantidad física, pero sea lo que sea que elijas, asegúrate de usar ese método de manera consistente.
• Agotamiento: Se refiere a la cantidad de producto utilizado en un determinado período de tiempo (diario, semanal o mensual). Puede calcularlo con los datos del informe de ventas de su sistema de TPV.
• Uso: Esta es la cantidad de inventario dividida por la tasa de agotamiento dentro de una cierta ventana de tiempo. Por ejemplo, si tienes 14 galones de leche y planeas usar dos galones al día, eso es una semana de uso (7 días).

Comprender estos términos le ayudará a determinar cómo hacer el inventario en un restaurante de manera más eficaz. A continuación, vamos a ver cómo los restaurantes suelen hacer inventario.

2. ¿Cómo hacen los restaurantes el inventario?

Dependiendo del tipo de sistema de punto de venta que hayas instalado su local, el proceso de hacer el inventario variará. El hecho de utilizar un sistema heredado o basado en la nube también afectará a su proceso, por lo que debe tener en cuenta los siguientes factores:

• Legado. Un sistema POS heredado está basado en hardware, y los datos se recogen y almacenan en servidores locales. Sin embargo, todavía puede hacer un inventario con los datos de su informe de ventas. La desventaja de usar un servidor local, por supuesto, es que es vulnerable a los choques. Esto podría resultar en un tiempo de inactividad durante sus horas de apertura. En general, es aconsejable utilizar un robusto sistema POS que se integre con el software de gestión de inventario.
• Software de gestión de inventario. El software de inventario de restaurantes hace un seguimiento de su uso real y es el método más preciso para hacer el inventario. Este software no está disponible en todos los sistemas POS, así que asegúrese de que el sistema POS de su restaurante puede integrarse con las herramientas de gestión de inventario.

Al pensar en cómo hacer el inventario, deberías preguntarte si tu sistema actual está a la altura de tus necesidades. ¿Tienes muchos desechos de comida al final de la semana? ¿Al final del día?

Dependiendo de las necesidades de su restaurante y la configuración actual, su sistema de gestión de inventario de alimentos variará. Sin embargo, es importante tener en cuenta el nivel de desperdicio de comida de tu restaurante y reevaluar si necesitas cambiar a un software de inventario de restaurantes que pueda resolver esos problemas.

Calculando el costo diario promedio del restaurante

Si quiere determinar el costo diario promedio del inventario de su restaurante, debe determinar el porcentaje del costo de la comida. Esta es la relación entre el costo de los ingredientes (o el inventario) y los ingresos que esos ingredientes aportan cuando se ordenan los platos.

Para calcular el porcentaje del costo de la comida para su restaurante, eche un vistazo a su inventario semanal:

• Identifica las provisiones de comida que recibiste al principio de la semana.
• Sume el valor de cada artículo (en dólares).
• Rastrea las otras compras que hiciste durante la semana.
• Haga el inventario de nuevo a principios de la semana siguiente.
• Sume el total de las ventas de comida por turno.
• Determine el costo real de la comida de la semana, usando esta fórmula: Porcentaje del costo de los alimentos = (Inventario inicial + Compras – Inventario final) ÷ Ventas de alimentos.

• El porcentaje medio del coste de la comida en un restaurante de alta cocina es del 35%, mientras que el porcentaje medio del coste de la comida en un restaurante informal es del 25%. Si el porcentaje del costo de los alimentos es demasiado alto o bajo, asegúrese de haber contado los artículos correctamente y de haber contabilizado todas las compras.

  El cálculo de este porcentaje puede ayudar a mantenerte en el camino, y puede ser facilitado por el software de gestión de inventarios de tu restaurante.

3. ¿Por qué usar el software de inventario de restaurantes?

La gestión del inventario del restaurante sirve como una herramienta de prevención de pérdidas. En otras palabras, si no estás rastreando completamente tu inventario de alimentos, podrías estar perdiendo parte de tus ganancias. Rastrear su inventario significa saber qué suministros entran en su restaurante, qué sale de su cocina y qué sobra.

Una mala gestión de los inventarios significa menores beneficios. Su objetivo debe ser tener exactamente lo que se necesita, y reducir los gastos innecesarios y el desperdicio de alimentos. Esto también ayudará a apoyar los márgenes de su negocio como resultado.

Además, puede usar su software de inventario para rastrear el stock de mercancía, como camisetas y otros artículos.

Es importante invertir en un sistema de gestión de inventario para restaurantes por estas razones, pero también debe asegurarse de que está invirtiendo en las características correctas que son más adecuadas para su restaurante. Discutiremos esto más adelante.

4. ¿Qué características necesita el software de inventario de restaurantes?

No todos los sistemas de gestión de inventarios de restaurantes son creados igual. Como se mencionó anteriormente, un factor clave a tener en cuenta cuando se utiliza el software de inventario es lo que su restaurante realmente necesita. Por lo tanto, debe centrarse en las características específicas que beneficiarían a su restaurante.

En general, el sistema de inventario de su restaurante debería permitirle:

• Maneja todas tus relaciones con los proveedores en un solo lugar. El software de gestión de inventarios de tu restaurante debería enumerar los artículos que suele pedir, permitirle obtener alertas para cuando los artículos estén bajos en existencias, crear órdenes de compra para los proveedores y hacer ajustes de precio. También debería tener la posibilidad de actualizar los niveles de inventario automáticamente con las órdenes de compra, o actualizarlos manualmente.
• Obtener actualizaciones de inventario en tiempo real. Vincula los artículos de tu inventario con los artículos de tu menú -incluyendo modificadores- que te permitirán llevar un recuento en tiempo real. De esta manera, los servidores serán notificados con un artículo que está a punto de agotarse.
• Crear informes financieros precisos e inmediatos. Capture todos los datos que necesite y genere informes sobre su inventario cuando lo requiera.
• Transfiere los artículos para satisfacer las necesidades de localización. Si está corriendo en múltiples lugares, transfiera los productos de un lugar a otro a través del sistema de inventario. Esto ayudará a evitar que te quedes sin elementos del menú.
• Integrarse con las opciones de almacén y economato. Si tu restaurante utiliza un almacén o un centro de pedidos, utiliza un sistema de gestión de inventario de alimentos que se pueda integrar con él. Ordena los artículos para ser entregados en el almacén, y luego a los lugares, o use su sistema con su comisario, donde los ingredientes se distribuyen y luego se convierten en artículos del menú.

Usando un robusto software de inventario de restaurante, como el que está en el sistema POS iPad de Lavu, puedes acceder a todas estas características y satisfacer las necesidades de tu restaurante desde un solo sistema. Aún más, puedes aprender lo que les gusta a tus invitados entendiendo lo que se vende y lo que no. Esto conducirá a una mayor eficiencia, menos desperdicio y más ganancias.

5. Las mejores prácticas para rastrear el inventario del restaurante.

Cuando diriges un local, hay varias prácticas óptimas de inventario de restaurantes que hay que tener en cuenta. En esta industria, la realización de inventarios es algo más que escanear códigos de barras, y puede resultar abrumadora cuando hay varios factores que deben tenerse en cuenta. Siguiendo estas mejores prácticas, ayudarás a asegurarte de maximizar tus beneficios y a llevar un registro de todos los extras.

Para rastrear eficientemente su inventario, debería:

• Automatiza tu sistema con el software POS. El uso de un robusto software POS para restaurantes reduce sus costos, ya que no tiene que contratar personal adicional para hacer la gestión de inventario, y puede automatizar y racionalizar gran parte de su proceso.
• Entrena a tu personal. Enseña a tu personal a utilizar el sistema automatizado para que pueda ser usado eficientemente y cualquiera pueda ayudar, si es necesario.
• Establece un límite de almacenamiento. Identifica los niveles máximos y mínimos de almacenamiento de ciertos productos en tu restaurante para mantener el inventario fresco y comestible.
• Asigna el acceso a sus datos en consecuencia. Puedes crear credenciales de acceso separadas para los diferentes miembros de tu equipo para que sólo tengan acceso a los datos necesarios para su función.
• Revisa regularmente el inventario. Intenta incorporar un recuento de ciclos en tu proceso de inventario diario para no interrumpir el proceso en curso o el uso de los artículos. Esto ayudará a evitar las largas horas de cierre y los errores de cálculo.
• Rastrea las solicitudes de inventario. Cuando el personal quiera usar un determinado artículo, configura el proceso de manera que recibas una solicitud cada vez que esto ocurra. Esto elimina el mal uso de las existencias y garantiza que usted tendrá que aprobar todos los pedidos enviados a su proveedor.
• Transfiera los artículos. Si diriges una cadena de restaurantes, considera la posibilidad de enviar el inventario sin usar a otros puntos de venta donde lo usen más a menudo. Su sistema de gestión de inventario de alimentos debería permitirle actualizar estos datos.
• Tengan un inventario de reserva. Mantenga un stock de emergencia de los artículos pedidos con frecuencia, aunque también debe establecer un límite para que los artículos no se desperdicien.
• Vigila los cambios en los menús/artículos de temporada. Ajusta tu inventario de acuerdo a los cambios en los elementos del menú basados en factores como el cambio de estaciones.

Dependiendo del tamaño de su restaurante y sus necesidades, estas mejores prácticas pueden ser incorporadas para asegurar que usted rastree eficientemente su inventario. Sin embargo, el elemento más importante que puede utilizar es un sistema de inventario automatizado de restaurantes. Al incluir este software en su proceso, aumentará su precisión y agilizará sus operaciones diarias.

6. ¿Cuánto cuesta el software de gestión de inventarios de restaurantes?

El costo del software de gestión de inventarios de restaurantes variará, y es útil señalar los factores que influyen en el costo. En primer lugar, depende de la complejidad de tu local; si es un restaurante más grande que sirve a 1.000 clientes al día, tendrá una mayor variedad de necesidades que un local más pequeño que sirve a 100 clientes al día.

Al determinar los costos de los sistemas de inventario de sus restaurantes, considere lo siguiente:

• Costos adicionales. Si quiere añadir un software de inventario de restaurante a su sistema de puntos de venta, querrá asegurarse de que pueden integrarse entre sí. En este caso, considere la posibilidad de invertir en un sólido sistema de puntos de venta; el tiempo y el dinero que se ahorra al racionalizar el proceso de inventario puede muy bien compensar la inversión inicial.
• Costos de instalación y entrenamiento. Los sistemas de puntos de venta heredados requerirán más tiempo para su instalación, ya que se requerirán diferentes tareas de instalación. Si utiliza un sistema de punto de venta con un software de inventario de restaurante, es probable que utilice un sistema basado en la nube; la configuración será menos lenta y será fácil de entrenar a sus empleados.

Pregúntate si tu restaurante tiene la capacidad de incorporar un sistema de legado, o si se beneficiaría más de un sistema POS basado en la nube. ¿La comida para llevar? Entiende lo que tu restaurante necesita y puede pagar, y qué tipo de sistema funcionará mejor para esas necesidades.

Los costos del sistema de inventario de un restaurante variarán, pero mientras determina las necesidades específicas de su restaurante y las características que más le beneficiarían, puedes evitar invertir en características que no necesitas y pagar extra cuando no sea necesario.

7. ¿Qué tipos de restaurantes necesitan gestión de inventario?

¿La respuesta corta? Todos los restaurantes pueden beneficiarse de los sistemas de inventario de los restaurantes. Tanto si se trata de una gran cadena de asadores como de un pequeño camión de comida, hay características específicas en estos sistemas que le ayudarían.

Comprueba las formas en que los siguientes tipos de lugares pueden beneficiarse:

• Bares. Puedes usar los controles de inventario de los restaurantes para asegurarte de que no te quedes sin ciertos ingredientes. Incluso se puede determinar si un cliente pide licor de primera calidad pero termina pagando por algo de menor calidad.
• Heladerías. Tu heladería puede beneficiarse de los sistemas de inventario de los restaurantes asegurándose de que no se le acaben ciertos sabores. También puedes rastrear el inventario, enlazar el sistema a tu menú y actualizar el inventario de forma automática o manual.
• Pizzerías. Mantente al tanto de los ingredientes que necesitas y haz un seguimiento de lo que se está acabando.
• Bodegas. Determinar qué vinos son más populares y qué variedades se venden. Saber exactamente cuánto de cada vino tiene en casa, también.
• Camiones de comida. Rastrea tu inventario, como las órdenes de compra y las cantidades, hasta el nivel de los ingredientes. Recibe una notificación cuando los artículos se estén agotando, y haz ajustes en tiempo real a tu inventario para que tu camión de comida siempre tenga lo que necesita.

Es evidente que la gestión del inventario del restaurante es esencial para cualquier tipo de restaurante. Todo lo que necesitas hacer es entender cómo puede beneficiar a tu lugar específico y cómo aprovechar al máximo las características que ofrece el software.

8. Programas e instrumentos gratuitos de gestión de inventarios

Si no estás listo para dar el salto a un nuevo sistema de inventario de restaurantes, hay herramientas gratuitas disponibles que aún puedes aprovechar! Desde las hojas manuales hasta las calculadoras de costos de alimentos, puede determinar la mejor manera de realizar su proceso de inventario.

• Hoja de inventario. Gestiona tu inventario por tipo de alimento y/o proveedor. Puedes establecer cuánto de un determinado artículo quieres en la casa (nivel de paridad). Determine qué cantidades de cada artículo deben pedirse basándose en el inventario, la rapidez con la que se vendieron los artículos anteriores y cualquier acontecimiento próximo que pueda afectar a lo que usted necesita.
• Términos clave de la gestión de un restaurante. Aprende la terminología clave que debes saber cuando se trata de dirigir tu restaurante, incluyendo cuando haces el inventario.
• Calculadora de costos de la receta. Aprende cuánto cuesta crear cada elemento del menú, que ayudará a su negocio a tener éxito.

Aprovecha las herramientas que tienes a tu disposición y utilízalas para agilizar el proceso, incluso si no estás listo para invertir en un nuevo sistema. Al hacer tu investigación y ser meticuloso en el proceso de inventario, puedes seguir gestionando con éxito los artículos de tu restaurante hasta el punto de estar listo para automatizarlo todo.

Tanto si es un local pequeño como una gran cadena, puedes beneficiarte del software de inventario de restaurantes. Por más importante que sea reducir los costos y maximizar los ingresos, también es importante no dejar que se desperdicien cantidades excesivas de alimentos. Recuerda estos elementos clave y prepárate para mejorar tu proceso de inventario!

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